Fulda (ein Bericht von Bernhard Post). Das diesjährige Frühjahrstreffen der Lenkungsgruppe der Sektion Records Management and Archival Professional Associations im ICA fand in den Räumen des Massachusetts Board of Library Commissioners in Boston statt.
Zeitweise zugeschaltet über das Telefon war David Leitch, der Geschäftsführer des ICA in Paris. Mit ihm wurden vor allem Möglichkeiten erörtert, die Homepage des ICA übersichtlicher zu gestalten und den ArchivarInnen weltweit einen leichteren Zugang zu den vielfältigen Informationen und Handreichungen des ICA zu verschaffen. Viele ArchivarInnen sind mit den Strukturen und vor allem den im ICA gebräuchlichen Abkürzungen nicht vertraut. (vgl.: http://www.ica.org/122/ica-glossary/glossary-of-terms-often-used-in-ica.html).
Eine weitere Aufspaltung des ICA in Branchen wurde von der SPA in diesem Zusammenhang auch ausdrücklich abgelehnt, vielmehr sollte sich dieser wie bisher auf zentrale Fragen des Archivwesens konzentrieren. Weiterhin wurde die Frage erörtert, ob der Zugang zu vielen Fachinformationen weiter auf ICA-Mitglieder beschränkt sein, da sich gerade die im Aufbau befindlichen Archive in der Dritten Welt Mitgliedsbeiträge nicht leisten können, aber dringend auf Fachinformationen angewiesen sind. Ein Beispiel hierfür ist die Studie Archive buildings in a tropical climate and with low resources der Archivorganisation für Lateinamerika. (http://www.ica.org/10798/studies-and-case-studies/ica-study-n17-archive-buildings-in-a-tropical-climate-and-with-low-resources.html). Die Handreichung Guides et directives du Manuel zur Einrichtung kleinerer Stadtarchive des Schweizer SPA-Mitglieds Christina Bianchi wurde inzwischen bereits mehr als 3500 Mal heruntergeladen und soll nun auch in das Englische übersetzt werden (www.ica.org/749/ressources-professionnelles/ressources-de-spa.html). Wichtig ist bei diesen Handreichungen, dass sie niederschwellig formuliert sind und leicht auf regionale Besonderheiten angepasst werden können, da sie häufig von Personen ohne Fachausbildung genutzt werden.
Das nicht zuletzt durch die Zusammenarbeit der europäischen Archivverbände im letzten Moment zumindest vorerst abgewendete Gesetz, das eine Löschung von personenbezogenen Daten bei den Behörden bald nach Aufgabenerledigung vorsah, mahnt, solche Aktivitäten von Gesetzgebern und Verwaltungen von Beginn an sorgfältig im Blick zu behalten. Da eine rechtzeitige Einbeziehung der Archive durch ihre Verwaltungen leider nicht immer gewährleistet ist, gilt es die einschlägigen Homepages, auf denen solche Initiativen angekündigt werden, laufend im Blick zu behalten. In einigen Ländern hat es sich bewährt, Freiwillige unter den ArchivarInnen zu gewinnen, welche die Aktivitäten bestimmter Ressorts regelmäßig überprüfen.
Eine Schwerpunktaufgabe der SPA wird in der nächsten Zeit sein, Modelle und Handreichungen zu entwickeln, mit Hilfe derer die Bedeutung der Archive besser im öffentlichen Bewusstsein verankert werden können. Leider ist es nach wie vor so, um Michael Henkin aus Israel zu zitieren, dass man sich – ähnlich wie bei einem Krankenhaus – erst dann Gedanken um die Arbeitsfähigkeit und die Ausstattung der Archive macht, wenn man sie braucht. Angefangen bei Image-Filmen werden Ideen gesammelt und auf dem nächsten Treffen der SPA am Rande der ICA-Konferenz vom 11. – 15. Oktober 2014 in Girona (http://www.girona.cat/web/ica2014/eng/index.php) vorgestellt.
Die Weiterentwicklung und Verbreitung von Initiativen im Rahmen der Universal Declaration on Archives, welche die Dokumentation von Regierungshandeln, den Schutz von Archivalien und den freien Zugang der Bürger zu den Informationen vorschreibt, haben angesichts der Vernichtung des Archivs von Bosnien-Herzegowina in Sarajewo am 7. Februar 2014 und den Ereignissen in der Ukraine zusätzliche Bedeutung erfahren.
Am Rande des Treffens fand am 24. März 2014 eine Begegnung mit Lehrenden und Studierenden des Studiengangs Archivwesen und Records-Management am Simmons-College in Boston statt. (http://www.simmons.edu).