Deutscher Archivtag Cottbus 2002

Prof. Dr. habil. Volker Wahl
Der Tag der Archive 2001 - Ein Erfahrungsbericht (Thesenpapier)

Nach den vom Vorstand des VdA ausgehenden Anregungen für einen bundesweiten TAG DER ARCHIVE wurde dieser erstmalig am 19. Mai 2001 als eine besondere Form der Informationstätigkeit und Öffentlichkeitsarbeit der Archive durchgeführt. Der VdA hat seine Beweggründe für eine solche Veranstaltung und die mit ihr verbundene Zielstellung offensiv vertreten (publizistisch in „Der Archivar", kommunikationstechnisch auf der Internet-Homepage des VdA). Er hat verbandsintern (Deutsche Archivtage 1999 und 2000, Vorstandsmitteilungen) und öffentlichkeitswirksam in Aufrufen, Pressemitteilungen und anderen Informationsangeboten sowie mit verschiedenen Hilfsmitteln (Plakat, Flyer, schriftliche Handreichungen) die Archive als Veranstalter vor Ort unterstützt. Es kam auf die Archive selbst an, die spezifische Veranstaltungsform für eine erfolgversprechende Gestaltung und Durchführung des TAGES DER ARCHIVE zu finden.

Der diesjährige TAG DER ARCHIVE hat seinen beabsichtigten Zweck erfüllt. Ob er künftig regelmäßig neben die bisherigen traditionellen Veranstaltungsformen des VdA – Fachkongress DEUTSCHER ARCHIVTAG und Fachmesse ARCHIVISTICA – treten wird, ist nach sorgfältiger Auswertung der Fragebogenaktion des VdA und erneuter Bewertung von Zielstellung und Funktion einer solchen öffentlichkeitswirksamen Veranstaltung zu beantworten. Dazu soll die Arbeitssitzung „Archive und Öffentlichkeit" Gelegenheit geben. Sie findet allerdings nach der Mitgliederversammlung des VdA statt und hat demzufolge keinen beschließenden Charakter. Die Auswertung auf der Grundlage der eingegangenen Antworten zum Fragebogen des VdA und die Diskussion im Plenum werden nur ein Stimmungsbild abgeben, können jedoch Tendenz und Richtung deutlich machen. Auch wenn diese nicht als Abstimmung zu werten sind, sollte am Schluss der Arbeitssitzung ein grundsätzliches Votum für oder gegen den TAG DER ARCHIVE ausgesprochen werden, das für den neuen Vorstand des VdA richtungsweisend ist.

Die Fragenkomplexe des VdA-Fragebogens konzentrieren sich auf Statistik und Bewertung der Aktivitäten der Archive selbst sowie auf die Unterstützung des VdA. Abschließend wird von den Archiven die grundsätzliche Beurteilung aus den Erfahrungen des diesjährigen TAGES DER ARCHIVE erbeten. Die Ergebnisse der Auswertung zu den einzelnen Fragen werden statistisch (zahlenmäßig oder prozentual) aufbereitet. Unabhängig von den hier formulierten Fragestellungen sind für die Weiterverfolgung einer solchen besonderen Veranstaltungsform Antworten zu folgenden Problemen zu geben:

1. Zielstellung und Funktion des TAGES DER ARCHIVE
Informationsveranstaltung (archivspezifisch)
Ereignis- oder Schauveranstaltung (bei der das Archiv nur Ort und Rahmen bildet)
Veranstaltung für die Allgemeinheit
Veranstaltung nur für spezifische Zielgruppen

2. Funktion des VdA
Anreger
Koordinator
zentraler Veranstalter
gemeinsame Trägerschaft mit Partnerbundesland (wechselnd)

3. Zentrale Aktivitäten des VdA
Pressekonferenz
Auftaktveranstaltung

4. Thematik
Rahmenthema (historisch oder archivfachlich)

5. Schirmherrschaft
zentral durch eine wissenschafts- bzw. kulturpolitische Persönlichkeit
regional (auf Landesebene)
lokal

6. Identifikationsmuster (sprachlich und bildlich)
Bezeichnung (bisher TAG DER ARCHIVE)
Motto
Logo
Plakat/Poster

7. Kooperation über das Archivwesen hinaus
zentral (z.B. mit Internationalem Museumstag)
lokal (mit anderen Kultur- und Wissenschaftseinrichtungen)

8. Frequenz
jährlich wie Deutscher Archivtag
regelmäßig in größeren Abständen (von zwei oder mehreren Jahren)
unregelmäßig (nur aus besonderen Anlässen)

9. Zeitpunkt
Jahreszeit
Tag

10. Internationale Kooperation
Europäischer Tag der Archive

Mit den hier zusammengestellten Problemkreisen soll die Diskussion darüber angeregt werden. Die aufgeworfenen Fragen sind nur teilweise eindeutig zu beantworten. Die Antworten werden aus der Sicht eines jeden Archivs und seiner bisherigen Erfahrungen und künftigen Möglichkeiten unterschiedlich ausfallen. Als Grundkonsens kann sicher schon jetzt festgehalten werden, daß ein bundesweiter TAG DER ARCHIVE geeignet ist, den Stellenwert der Archive in der Gesellschaft bei der Bewahrung von Kulturgut für die Erforschung der Vergangenheit und das Verständnis für die Gegenwart stärker zu verdeutlichen. Er wird allerdings immer vom Engagement der Archive vor Ort, von deren personellen und materiellen Möglichkeiten sowie von der Akzeptanz der angebotenen Veranstaltungen durch die Besucher leben.

(Dr. habil. Volker Wahl, Thüring. Hauptstaatsarchiv, Weimar)

Dr. Clemens Rehm
Vom Haushaltstropf zur Sponsorenquelle: Spenden - Freunde - Fördervereine

Prolog
Von einem traditionsreichen Archiv wird eine Tagung in einer alten, im Mittelalter bedeutenden Stadt organisiert, die auch heute noch den Charme ihres historischen Zentrums bewahrt hat. Die örtliche Sparkasse wird schriftlich um Unterstützung zu den 20.000 DM Tagungskosten gebeten. Sie sagt freudig zu: 500,- DM, den Routinebeitrag, den auch jede Ausgabe der örtlichen Schülerzeitung erhält ...
Da ist einiges falsch gelaufen, aber was ?

1. Der Lockruf des Geldes. Knappe(re) öffentliche Gelder

Seit Jahrzehnten beginnen Artikel und Beiträge zur Handlungsfähigkeit nicht nur des Archivwesens mit dem Hinweis auf reduzierte Ressourcen bei wachsenden Aufgaben: Ein Generaltopos, dessen dauernde Beschwörung an der Tatsache selber nichts ändert und dem Unternehmen der Wirtschaft mit Kreativität und Produktivitätssteigerung begegnen müssen, um ihre Existenzberechtigung nachzuweisen. Diese Urängste sind Archivaren fremd, der Bestand ihrer Institution ist durch Gesetz oder Satzung gesichert – aber für viele Projekte reicht das nicht mehr aus.

Schlüsselwort Fundraising

Unvoreingenommen neue Wege ausprobieren, hieß und heißt für Archivare sich vorsichtig dem Spendenmarkt zu nähern. Ein Brief wird geschrieben - wie im Eingangsbeispiel - und man freut sich bei aller Enttäuschung über die kleine Summe, die mit wenig Aufwand eingetrieben wurde. Eine vorsichtige Anfrage anläßlich eines Empfangs bei örtlichen Wirtschaftsgrößen oder Firmen, die im Kontakt mit dem Archiv stehen. Brosamen fallen da allemal ab. Eine der den Kulturtreibenden und natürlich auch den Archivaren kaum bewußte Tatsache ist, daß sowohl der Bereich Fundraising – also das Einwerben von Mitteln – als auch Spenden und Sponsoring – also das Einsetzen von Mitteln - heute ein professionell bearbeiteter Wirtschaftssektor ist. Wenn von Fundraising bei sogenannten Non-Profit Organisationen - zu denen auch die Kultureinrichtungen wie Archive zählen - die Rede ist, denkt jeder unwillkürlich an soziale und karitative Einrichtungen. Ein Blick in die Literatur und die Fachzeitschriften zeigt, dass die intensive Diskussion zum Fundraising in Deutschland in den 90er Jahren unter den drei Fundraising-K Kinder, Kirche, Katastrophen eingesetzt hat. Systematisches Einwerben von Drittmitteln für Kulturinstitutionen ist erst in den letzten Jahren in den Blick geraten. Angesichts der Gelder, die im deutschen Spenden- und Sponsorentopf zur Verfügung stehen, kann man sich nur wundern, warum das nicht eher geschehen ist. Allein von der Industrie standen für kulturelles Sponsoring 2000 je nach Quelle 600-650 Mio. DM zur Verfügung -Tendenz steigend.

Konsequenz 1: Erwartungshaltung: Fundraising
Die Fakten über das Volumen der Sponsorenmittel sind aber sehr wohl den politischen Entscheidungsträgern bekannt. Die politische Diskussion um die Privatisierung öffentlicher Aufgaben lässt sie bei jeder passenden und unpassenden Gelegenheit nach der Möglichkeit der Auslagerung bzw. nach der Chance der Finanzierung durch Fremdmittel fragen. Mit diesen Erwartungen müssen sich die Archivare auseinandersetzen – ob sie es wollen oder nicht.

Konsequenz 2: Fundraising Thema für Archive
Vorträge in Fachgruppen der Archivtage in Dresden zum Komplex "Förderverein" und über "Sponsoring" in Nürnberg zeigen des Beginn der Diskussion. Im Fundraising Magazin, einer seit 1996 erscheinenden Zweimonatszeitschrift für Non-Profit Organisationen tauchen erst 1999 und 2000 regelmäßig Beiträge zum kulturellen Sponsoring auf, beginnend mit dem erster Kongreß in Köln 1999. Hier haben vor allem Museen und Kunstsammlungen mit ihren Ideen und Vorstellungen Erwartungen bei den Geldgebern geweckt, die nicht unbedingt mit Zielen der Archive übereinstimmen: Z.B. scheint die Behauptung, Sponsoren dürften und müßten bei Projekten ihre Ideen einbringen und mitreden, zumindest auf den ersten Blick bei Projekten zu Kernfunktionen der Archive problematisch. Für diese Diskussion müssen die Archive ihre Position entwickeln und einbringen.

2. Erste Abenteuer

In den USA, wo Zuwendungen von Privat an Kulturträger eine lange Tradition haben – und damit auch ihrerseits das dortige Finanzierungssystem geprägt haben –, wurde einem Mäzen die Frage gestellt, warum er sich nicht für Archive engagiere. Die Antwort lautete so lapidar wie entlarvend: "Ich bin nicht gefragt worden."
Die Ursache für den späten Einstieg der Archivare in das Sponsorengeschäft ist im Selbstbild der Archivare und der – vermeintlichen – allgegenwärtigen Wertschätzung ihrer Arbeit zu suchen. Wer die ehemalige "juristische Rüstkammer" der Herrschaft verwaltet, wer Zugang zu sämtlichen Unterlagen seiner Verwaltung hat, wer sich zu den Zentralfunktion des Staates oder der Stadtverwaltung zählt, verlässt sich erst einmal auf die Pflicht der öffentlichen Organisation, diese archivischen Aufgaben auch zu bezahlen. Das Angehen der neuen Finanzierungswege beschränkte sich auf kleine Schritte:

Geld ...
Die ersten erfolgreichen Versuche von Sponsoring gelangen in der Regel für Publikationen. Ein überschaubares Budget war in einer klar definierten Zeit zusammenzubringen und dem bzw. den Sponsoren konnte ein fertiges Produkt in die Hand gegeben werden. Letztlich war der den Historikern aus der Buchherstellung vertraute Gedanke der Subskription ein wenig weiter entwickelt worden.

Sachleistungen ...
Wer etwas flexibler dachte, fragte bei Ausstellungen oder Präsentationen eine Firma, ob sie nicht ihre eigene Arbeitsleistung unentgeltlich oder zumindest verbilligt einbringen könnte: Die Druckerei lieferte die Einladungskarten zur Ausstellungseröffnung, ein Transportunternehmen ließ beim Archivtag einen Exkursionsbus auf eigene Kosten laufen.
In den meisten Fällen wurde allein durch das Logo der Firma, ein Texthinweis oder eine Anzeige der Sponsoren im gesponserten Objekt die finanzielle Beziehung dokumentiert. Mit diesem Ereignis war die Beziehung erst einmal beendet.

Projektbezogene Aktivitäten
Alle Initiativen dieser Art fielen und fallen in die Kategorie punktueller, projektbezogener Ereignisse, die einen Arbeitsaufwand erfordern, der bei jeder neuen Aktion stets wieder bei Null beginnt.
Diese Art der Mittelbeschaffung wird zunehmend schwieriger, weil sich die Professionalisierung des Spendenmarktes weit herumgesprochen hat und inzwischen auch den üblicherweise angesprochenen mittelständischen, regional operierenden Firmen diese kurzfristige Werbung zu wenig "nachhaltig" ist.

3. Die Finanzverwaltung schlägt zurück

Wer sich auf Expeditionen begibt, benötigt zuhause weniger. Wer sich mit Sponsorengeldern schmückt, muss eine Reaktion gewärtigen: Die der regulären Geldgeber. Auf der einen Seite hat sich der Einwerber von Parlamenten und Haushaltsexperten Lob verdient, weil er sich erfolgreich genauso verhalten hat, wie die Sparkommissare es von ihm erwartet haben. Auf der anderen Seite ist das der willkommene Anlass, die regulären Etatmittel zu kürzen.

Minderung der öffentlichen Mittel
Es wird in der gesamten Diskussion um Sponsorengelder in der Tat immer wieder darum gehen, den Spagat zu schaffen: neue Wege der Finanzierung zu gehen und dennoch gleichzeitig die Verwaltung nicht aus ihrer Pflicht und Verantwortung der Grundfinanzierung archivischer Aufgaben zu entlassen.
Dieser Fluchtversuch der Finanzverwaltung kann bei Archiven gelingen, weil unsere Institutionen nicht sosehr im Blickfeld der Öffentlichkeit stehen und dementsprechend öffentliche Diskussionen nach Mittelkürzungen meist ausbleiben. Museen und Bibliotheken – ich denke hier an die Abschaffung des freien Eintritts in baden-württembergischen Landesmuseen - haben es aufgrund des erheblichen intensiveren Publikumsverkehrs deutlich einfacher. Zudem bietet sich dort alle paar Wochen bzw. Monate die Gelegenheit bei einer Ausstellungseröffnung dem Kulturbürgermeister oder Staatssekretär die eigene Position vor geladenen Gästen zu verdeutlichen.

Belohnung für erfolgreiches Sponsoring
In die Diskussion sollte vielmehr die in einigen Bibliotheken geübte Praxis eingebracht werden, dass erfolgreiches Einwerben von Fremdmitteln mit zusätzlichen Mitteln belohnt wird. Das verlangt Umdenken in der zuständigen Finanzverwaltung.

Mittelfreigabe nach Einwerbung von Komplementärgeldern.
Problematisch wird dies erst, wenn Freigabe der regulären Mittel an die Erbringung von komplementären Sponsorenmitteln (Matching) gekoppelt wird.

Sündenfall - als Chance
Den mit erfolgreichem Sponsoring begründeten Rückzug öffentlicher Stellen aus der Finanzierung von Kernbereichen unserer Arbeitsfelder habe ich noch vor drei Jahren - vehement von Bibliotheks- und Archivvertretern unterstützt - als nicht hinnehmbar bezeichnet. Dieser absehbare und teilweise begonnene Rückzug bedeutet, daß sich die Gesellschaft ihres Auftrags und ihrer Verantwortung für diesen Kulturbereich entzieht. Die Zeit ist über die Position - man mag das bedauern - hinweggefegt. Längst ist die Finanzierung von Ankäufen in Museen, aber inzwischen auch die Finanzierung von Restaurierungsmaßnahmen in Archiven durch Sponsoren an der Tagesordnung. Der Förderverein des Generallandesarchivs hat es jahrelang vermieden, Archivalienrestaurierung zu finanzieren: Nur für die Sicherung des Bibliotheksgutes wurden Buchpatenschaften angenommen. Als dieses Jahr aber ein Sparkassenvorsitzender in den Ruhestand verabschiedet wurde, haben wir die 5.000 DM für die Restaurierung eines badischen Lehenbuches angenommen. Die reine Lehre, für archivische Kernaufgaben nur reguläre Haushaltsmittel zu verwenden, ist heute nicht mehr durchzuhalten. Für die Archive heißt dies, die neue Herausforderung anzunehmen und sich den veränderten Bedingungen zu stellen.

4. Die Fallen

Selbst wenn nun diese Klippen in der Finanzverwaltung umschifft wurden, Sponsoring-Erfolge erzielt wurden und der Jubel über die ersten Mittel verklungen ist, sollte die Nüchternheit überwiegen, denn manches Gold könnte sich schnell als Danaergeschenk erweisen. Nicht zu übersehen sind die Fallen, in die man – ohne böse Absicht – unbedarft stolpern kann.
Einige Beispiele aus der Museumswelt, die aber leicht übertragbar sind:

Direkte Einflussnahme des Sponsors
Die erste Falle ist so banal – dass man sich fast nicht traut, sie zu nennen: der massive Versuch der Geldgeber, eigene Interessen durchzusetzen. Bei der Barbie -Ausstellung in Bruchsal wirkt allein schon die Einladung wie eine einzige Werbeanzeige von Mattel. Genannt seien auch die mit Firmenanzeigen finanzierten "Kreisbücher" zur Geschichte der Landkreise, in denen dann als Gegenleistung in den Abschnitten zu den Firmengeschichten bestimmte historische Zeiträume ausgespart werden sollten.

Vorauseilender Gehorsam
Selbstverständlich gehört es inzwischen zum guten Ton, ja es ist ein wesentliches Element des Imagegewinns eines Sponsors, nach außenhin dem Geförderten freie Hand zu lassen. Überprüfbar ist dies letztlich nicht. Immerhin hat die ‘Die Tabakzeitung’ bei der Rezension der Ausstellung ‘Tabak ABC’ des Badischen Landesmuseums angemerkt, daß bei der Geschichte der Fa. Roth-Händle, Lahr deren Arisierung nicht erwähnt worden sei. Nur vergessen oder bewußt verschwiegen ...? Zumindest Fragen bleiben, weil die Nicht-Einflußnahme grundsätzlich nicht bewiesen werden kann.

Vereinnahmung durch "Umarmung"
Fast unbemerkt bleibt in der Regel, dass bei einer gesponserten Kooperation Personal- und Infrastruktur einer Institution gebunden werden und andere Themen nicht mehr bearbeitet werden können. Die Ausstellung "100 Jahre elektrisierte Gesellschaft" wurde gesponsert durch das Energieunternehmen EN-BW zu deren 100jährigen Jubiläum. Wer sponsert 25 Jahre erfolgreiche Verhinderung des Kernkraftwerks Wyhl ? Ein Sponsor bindet aufgrund des Einsatzes seiner ökonomischer Mittel Teile der öffentlichen Infrastruktur und beeinflusst letztlich im historisch/archivischen Raum die Dokumentation der Erinnerung.

5. Den Claim abstecken

Fundraising ist Marketing
Es ist also blauäugig, Fundraising als ertragversprechendes Hobby von engagierten Archivaren zu betrachten. Fundraiser ist ein inzwischen stark gesuchter eigenständiger Beruf. Die professionellen Wurzeln dieses Sektor werden einem bewusst, wenn man sich den Namen des Vereins vor Augen hält, in dem sich die Organisationen im Non-Profit-Bereich organisiert haben: Gesellschaft für Soziales Marketing.
Es geht beim Fundraising für Archive darum, wie im Marketing, ein Produkt zu beschreiben – eine Restaurierungs- oder Verpackungsmaßnahme -, es auf dem Markt den potentiellen Spendern zu plazieren, Zielgruppen anzusprechen und deren Mittel zu gewinnen. Fundraising ist "weder Betteln noch Geldeintreiben", sondern Marketing.

Profil, Ziele und Leitbild
Archivische Leitbilder sind für andere keine Selbstverständlichkeit. Dabei sind nicht Formulierungen über das Befinden gefragt nach dem Motto "wir arbeiten gern", sondern präzise Formulierungen der inhaltlichen Grundausrichtungen unserer Arbeit und unserer Besonderheiten: Unser Profil, unsere Unverwechselbarkeit ist verlangt: Dies ist die unverzichtbare Grundlage, potentielle Sponsoren anzusprechen: Die Region, die Überlieferungsbildung im Land A, die Bestandserhaltung für die Archivalien der Stadt B. Dabei kommt den Archiven zugute, dass sie eine Monopolstellung innehaben, die ihnen niemand streitig machen kann - im Vergleich zu Museen oder Theatern ein unschätzbarer Vorteil.

Öffentlichkeitsarbeit intensivieren
Mit diesem Pfund muß seitens der Archive aber auch gewuchert werden. Ca. 40% der bundesdeutschen Bevölkerung sind nach Umfragen von Emnid 1998/1999 grundsätzlich spendenwillig, aber 45% fühlen sich von den Spendenempfängern nicht ausreichend informiert. Voraussetzung für jedes Einwerben von Mitteln ist und bleibt, sich und andere von der Bedeutung der eigenen Archivarbeit immer wieder zu überzeugen. Der Öffentlichkeitsarbeit der Archive wächst damit eine zusätzliche Dimension zu, die sich konkret in Zahlen niederschlagen kann. Also sollte versucht werden, neben der Darstellung von archivischen Highlights wie Ausstellungseröffnungen, Buchpräsentationen und spektakulären Ankäufen auch die sogenannten Kernaufgaben in den Medien unterzubringen: z.B. Aktenaussonderungen. Gefördert wird nur Interessantes oder interessant präsentiertes – und die Präsentation liegt in unserer Hand.

Was aber können Archive "verkaufen" ?

Wie bei allen anderen Projekten hängt der Erfolg von der Entwicklung eines überzeugenden Fundraising-Konzeptes ab. Dabei sind zwei Fragen vorrangig zu beachten:
Für welche Arbeitsbereiche ?
Für welche Zielgruppen ?

Die Aufstellung solcher Konzepte wird in den wenigsten Archive en passant im Dienstbetrieb zu leisten sein. Ein Beispiel: Die Stadtbibliothek mit Stadtarchiv Trier schätzte die Restaurierungskosten von 46.000 notleidenden Bänden des historischen Bestands auf 20 Mio DM. Ein im Sommer 1998 gegründeter Förderverein, entwickelte mit der Universität, Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre, und einer professionellen Beratungsgesellschaft bis Mai 1999 eine "Konzeption zur Ermöglichung von Buchrestaurationen auf Basis von Spenden- und Sponsorengeldern sowie anderer Alternativen". Die dabei entwickelten Maßnahmen zielen darauf, Sponsoren und Einzelspender durch speziell auf sie zugeschnittene Angebote anzusprechen.

Langer Atem
Wie langfristig bei Konzeption und Durchführung von größeren Fundraising-Projekten gedacht werden muß, wird offenkundig, wenn der aktuelle Spendenstand heute (September 2001) bei 50.000 DM liegt.

Do ut des Sponsoring

"Bei der Planung aller Aktivitäten" – so die Trierer – "steht immer die Austauschbeziehung zwischen Förderer und Gefördertem im Zentrum des Interesses. Leistung und Gegenleistung definieren diese Beziehung." In allen Fällen von Sponsoring gilt, daß mit Geld die Geldgeber – berechtigterweise und vertraglich abgesichert - auch Interessen einfließen lassen. Im Stadtarchiv Trier tauchte der Wunsch auf, statt einer Handschrift, Akten der NS-Zeit restaurieren zu lassen – ein Wunsch, dem stattgegeben wurde.
Wer Geld an Projekte von Institutionen vergibt, die sich mit Geschichte befassen, beeinflußt - bewusst oder unbewusst - das kollektive historische Gedächtnis der Gesellschaft: Das ist das do ut des des Sponsoring.

Wesentlich ist der zwischen Archiv und Geldgebern zu erreichende Interessensausgleich. (Cott-2x) Möchte ein Sponsor nur sein Image aufpolieren ? Wie reagieren Sie, wenn eine große Versicherungsgesellschaften die Erschließung von Akten zur Zwangsarbeit unterstützen will ? Ergreifen Sie die Initiativen und überlegen Sie, sobald Sie ein entsprechendes Projekt im Auge haben, wessen Profil an ehesten eine Unterstützung verspricht. Motive, Aktivitätsfelder, Schwerpunkte. Dies sind auszugsweise Ergebnisse aus der IfO-Studie von 1995. Grundsätzlich werden bei solchen Sponsoringbeziehungen über die gegenseitig zu erbringenden Leistungen Verträge abgeschlossen.

Großfirmen: Regionale Akzente
Archive als regionale oder lokale Institutionen sind für große Firmen, die meist bundesweit oder international agieren, nicht unbedingt die erste Adresse. Sie entwickeln in eigenen Abteilungen Fundraising-Konzepte gekoppelt an ihr Produkt: Eine im Süddeutschen Raum angesiedelte Reifenfirma konzentriert sich z.B. bei der Unterstützung von Projekten, auf solche, die sich mit Mobilität beschäftigen. Allerdings sollte man nicht vergessen, daß auch diese Firmen nicht zuletzt mit Rücksicht auf ihre Mitarbeiter eine Verbundenheit mit der Region entwickeln, die sich mit historischen Aspekten gut in Einklang bringen läßt.

Mittelstand: Lokale Verankerung
Grundsätzlich gilt bei Spenden von kleineren Firmen, daß die Entscheidung, wer unterstützt wird zu 90% von den Firmenleitung abhängt. Deren Vorlieben sind zu ermitteln. Dabei gilt: Je kleiner die Firma, desto weniger Arbeitskraft kann für die Planung von (Kultur-)sponsoring ausgegeben werden, desto öfter entscheidet der Firmeninhaber oder Geschäftsführer aufgrund von ihm vorgetragenen Konzepten. Ist der Archivar auf kommunalem Parkett zwischen politischen und Wirtschaftsrepräsentanten rutschfest, hat er hier gute Chancen, im direkten Gespräch Wirkung zu entfalten.

Aber auch hier gilt: Der Archivar steht in intensiver Konkurrenz nicht zuletzt mit der eigenen Verwaltungsspitze: Bürgermeister und Oberbürgermeister denken ja auch an die nächste Wiederwahl und da wirkt ein Klettergerüst im Kindergarten erst einmal zugkräftiger als ein Erschließungsprojekt. Den Gegenbeweis haben Sie im Gespräch anzutreten und hinterher in Form einer Broschüre für jeden Gemeinderat oder im Internet den Bürgerinnen und Bürgern vorzulegen.

Die Chancen der Archive stehen nicht schlecht, weil insbesondere der in diesen Kreisen bisher beliebte Sportsektor teilweise gesättigt zu sein bzw. durch die Dopingaffairen nicht mehr auf die werbewirksame Akzeptanz zu treffen scheint. Nicht zu vergessen: Sponsoring-Entscheidungen werden in Firmen durch Menschen getroffen, zu denen der Kontakt nicht abreißen darf.

7. Freunde gewinnen

Spenden
Angefangen haben die Archive das Spendengeschäft, mit kleinen Summen, die letztlich einem mäzenatischen Geist der Spender entsprangen. Für den Start reichte eine einfache Spendendose, wie sie auf den Theken von Bäckereien zu stehen pflegt. Aber die Fundraising-Konzepte zielen selbstverständlich auf die Verstetigung solcher Kleinspenden von Einzelpersonen. Die Frage heißt dann: Wie gewinne ich private Förderer ? Der Fachbegriff:

Friendraising
Jederfrau / Jedermann

"Zu den wichtigsten Forderungen der Konzeption gehört", so die Trierer, "die in den Kellern des Stadtarchivs schlummernden Schätze für eine breite Öffentlichkeit zugänglich und somit ‚erlebbar’ zu machen."
Denken sie an die 40% der spendenbereiten Bundesbürger. Ermöglichen sie den Spendern "sich gut zu fühlen", wenn deren Leistung z.B. auf Internetseiten dokumentiert wird. Paten einer Restaurierung finden sich auf einem Ex libiris vor der reparierten Objekt verewigt. Bieten Sie Spezialprogramme mit dem Hauch der Exklusivität: Den "Förderern des Archivs" werden die gesponserten Ankäufe vor dem offiziellen Pressetermin vorgestellt. Im Rahmen der Eventkultur sind den Ideen keine Grenzen gesetzt, es dürfte sich lohnen. Erfahrungsgemäß kostet es, deutlich weniger Einsatz, einen Spender zum Wiederholungstäter zu machen, als einen Spender neu zu gewinnen.

VIPs
Glaubwürdige Zugpferde im Rahmen von Spendenaufrufen einzusetzen, dürfte sich lohnen; diverse Lesungen in Archiven im Rahmen von Tagen der offenen Türe oder als separate Nachtaktionen beweisen die Attraktivität solcher VIPs auch im Archiv.

Volunteer
Versuchen Sie die ihnen, ihren Zielen Nahestehenden so zu überzeugen, daß sie nicht Geld, sondern sich selber einbringen. Versuchen Sie aus Spendern "Freiwillige Helfer" (Volunteers) zu entwickeln. In der Umweltbewegung aber auch auf dem kulturellen Sektor finden Sie weltweit diese Ehrenamtlichen. Zuvorderst sind es natürliche ehemalige Mitarbeiter, aber eben auch die Personen, die über Spendenaktionen und Veranstaltungen Nähe zum Archivwesen gefunden haben und etwas Sinnvolles zu tun suchen. Geben Sie ihnen die Gelegenheit, je nach ihren Fähigkeiten bei der Verzeichnung oder Restaurierung einen Beitrag zu leisten und sich "gut und wertvoll zu fühlen". Wenn dann die Leistung über Jahre erbracht wird und so großartig ist, daß es die Verleihung des Bundesverdienstkreuzes rechtfertigt, wird aus dem ehrenamtliche Helfer ein Botschafter ihres Archivs.
Eine besondere Form der Ehrenamtlichen, die in Amerika längst üblich ist, sind die "angestellten Freiwilligen" (employee volunteering). Erstmals in Deutschland hat die Fa. NIKE in Berlin im September 1999 Beschäftigte für die Mitarbeit in drei sozialen Projekten für 2 ½ Std. pro Woche unter Beibehaltung ihrer Bezüge freigestellt. Eine Verknüpfung von persönlichem Engagement und Sponsorentätigkeit einer Firma, die sich bei entsprechend vorbereiteten Projekten auch im Archivwesen vorstellen läßt.

8. Förderverein

Als Organisationsformen, all diese Menschen und Ideen für das Archiv zu gewinnen bietet sich ein Freundeskreis oder Förderverein an.

Lobby
Der Verein ist Lobby für das Archiv, weil der Verein als Institution und die Mitglieder in ihren Wirkungskreisen für die Interessen des Archivs wirken können.

Kontinuität
Die zusätzliche Institutionalisierung der Archivinteressen in einem Verein ermöglicht eine Kontinuität und Gleichmäßigkeit, bei Fundraising-Konzepten langfristige Planungen und Verläßlichkeit unabhängig von Etatmitten.

Beratungsstelle für Sponsoring
Der Verein wird zur Beratungsstelle in Sachen Kultursponsoring für Mittelstand und kleinere Betriebe, die in der Regel keine Konzepte ausarbeiten können und sie gerne bereit sind, vorgedachte Konzepte zu diskutieren.

Steuervorteile, Bußgelder
Ein Förderverein ist in der Lage, nicht zweckgebundene Mittel einzunehmen. Er ist berechtigt Spendenbescheinigungen auszustellen und Bußgelder anzunehmen. Früher wurde es etwas unter der Decke gehalten, aber heute finden sich in den einschlägigen Informationsblättern genug Hinweise zur Beantragung von Zuwendungen von Gerichten: Warum sollen nur Sportvereine oder Hilfswerke davon profitieren, wenn ein Raser für die Einstellung seines Verfahrens ein Bußgeld zu zahlen hat?

Finanzfeuerwehr
Bei finanziellen Transaktionen (Ankäufe) reaktionsschneller als ein Haushalt. Er kann Kombinationsfinanzierung mit Sponsoren durchführen: Sponsor: > Summe X Institution: >> selber Spenden in Höhe von X, Sponsor: >>>zweites Mal Summe X.

Förderverein versus Historischer Verein
Die Fundraising-Aktivitäten von Archiven sollten aus den in der Regel bestehenden Historischen Vereinen herausgehalten und in eigenen Organisationsformen betrieben werden. Selbstverständlich stehen die Mitglieder Historischer Vereine dem Archiv nahe, aber ein Förderverein hat andere Zwecke, und bei professioneller Handhabung ist in Form und Inhalt eine völlig andere Pflege seiner Mitgliederkontakte gefragt als bei Historischen Vereinen. Unterschiedliche Programme und Zielgruppen lassen beide Vereinstypen problemlos nebeneinander existieren. Die personelle Überschneidung hält sich in Grenzen – meist sind die Archivmitarbeiter Mitglied in beiden Organisationen.

Gewissen
Ein Förderverein ist für die öffentliche Hand zum institutionalisierten schlechten Gewissen. Ein Förderverein dokumentiert die als permanente Wunde empfundenen Haushaltslöcher und mit jeder Spende wird aufs Neue Salz hineingerieben.

9 Sunrising am Klondike

Fundraising und Friendraising
Zukunftsaufgabe der Archive
Es ist nicht zu leugnen, daß sich aufgrund der in Zukunft vermehrt zur Verfügung stehenden Sponsorenmittel einerseits und den geringer werdenden öffentlichen Mitteln andererseits das Kultursponsoring zu einem Finanzierungs- und auch Steuerungsinstrument des öffentlichen Kulturlebens entwickeln wird. Der mögliche Rückzug öffentlicher Mittel aus dem Kultursektor wirft ein - noch offenes - gesellschaftliches Grundsatzproblem auf. Es scheint, als würde die Gesellschaft die Gestaltung von Kulturarbeit dem freien Spiel des Marktes überlassen.

Die Archivwelt ist recht spät in den Bereich Fund- und Friendraising eingestiegen; von systematischer Beackerung dieses Feldes kann in den wenigsten Fällen gesprochen werden. Damit sind natürlich auch die Chancen gesunken, die Spielregeln im Kultursponsoring mitzubestimmen. "Fundraising" muß in Arbeitsfelder der Archive und in die Ausbildung von Archivarinnen und Archivaren stärker eingebaut werden.

Um erfolgreich Fund- und Friendraising zu betreiben, müssen von den Archiven ihre Ziele und Forderungen über die eigenen Verwaltung hinaus offensiv in den gesellschaftlichen Raum hinein formuliert werden. Die zum Komplex Fundraising bestehenden Informationssysteme müssen zur Darstellung der archivischen Interessen genutzt werden. Darauf aufbauend benötigen wir möglichst bald langfristig angelegte, auf die Aufgaben der Archive abgestimmte Fundraising-Konzepte und Sachkompetenz als Basis für eine erfolgreiche Mittelbeschaffung. Ein mühsamer - aber vielversprechender Weg vom Haushaltstropf zum Spendentopf.

(Dr. Clemens Rehm, Generallandesarchiv Karlsruhe)

Dr. Karl-Ernst Lupprian / Dr. Lothar Saupe
Das Internet als Form archivischer Öffentlichkeitsarbeit (Thesenpapier)

Die Nutzung des Internet für die eigene Öffentlichkeitsarbeit stellt vor allem für die kleinen Archive eine große Herausforderung dar. Während Landesarchivverwaltungen oder die Archive großer Kommunen häufig über Ressourcen und eigenes Knowhow verfügen, fühlt sich das mit einer oder zwei Fachkräften besetzte kleine "Brüderlein" oft im Stich gelassen.

Welcher Weg ist also einzuschlagen, damit auch ein kleines Archiv zu einer inhaltlich wie optisch qualitativen Selbstdarstellung kommen kann? Das nachstehende Vorgehensmodell beschreibt ein grundsätzlich empfehlenswertes, im konkreten Einzelfall den jeweiligen Gegebenheiten anzupassendes Muster.

1. Grundwissen über das Internet erwerben: Man muss nicht selbst Seiten in HTML schreiben können, um sein Archiv gut zu präsentieren (dafür gibt es Fachleute), doch ohne einige - auch praktische - Kenntnisse über Arbeitsweise und Möglichkeiten des World Wide Web wird man auch nicht beurteilen können, was sich mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen erreichen lässt und was nicht.

2. Was soll der Internetauftritt leisten? Von Basisinformationen (Adresse, Öffnungszeiten usw.) über eine Beständeübersicht bis zum Zugang zu einzelnen Findmitteln (vgl. MIDOSA Online) ist alles technisch möglich, wie auch die Vorstellung herausragender Archivalien oder Interaktionen mit dem Surfer. Was man hiervon realisieren kann, hängt zum einen von den Ressourcen ab, zum anderen aber und vor allem vom Erschließungszustand des Archivs und seinen vorgegebenen Schwerpunkten.

3. Nach Ressourcen suchen: Welche organisatorischen und technischen Möglichkeiten (EDV-Abteilung, evtl. eigener Webserver) bietet der Archivträger? Was kostet der Auftritt bei einem kommerziellen Internetprovider? Zwischen dem Investitionsbedarf für die Erstellung des Webauftritts und den regelmäßig anfallenden Betriebskosten (Miete des Serverplatzes, Kosten für Aktualisierungen des Informationsangebots) ist sorgfältig zu unterscheiden.

4. Planung und Qualitätskontrolle: Die Gestaltung des Webauftritts kann nicht sorgfältig genug geplant werden! Mit der einmaligen Erstellung eines Pflichtenhefts ist es nicht getan; eine Projektbegleitung des Erstellers der Webseiten durch den Auftraggeber ist unerlässlich. Die Qualität des Ergebnisses darf nicht nur am optischen Eindruck gemessen werden; es sind auch technische Details wie die Navigation innerhalb des Angebots, seine "Genießbarkeit" unter diversen Bildschirmauflösungen und Browsern zu prüfen, ferner die Sicherheit der Seiten gegen willkürliche Manipulationen durch Dritte (Datenschutz und Datensicherheit beim Internetprovider).

Das Informationsangebot soll von der Serverplattform und proprietären Softwareprodukten unabhängig sein, um einen jederzeitigen Wechsel des Providers zu erlauben.

5. Fallstricke und Fußangeln vermeiden: Bilder sparsam einsetzen - kurze Texte mit viel Struktur statt endlos erscheinenden Fließtexten - Unabhängigkeit von Browsern (keine produktspezifischen Tags) und Plugins (kein Flash, Shockwave o.ä.) - einfache Möglichkeiten für Aktualisierungen (bei häufigen inhaltlichen Veränderungen keine statischen HTML-Seiten verwenden, sondern die Darstellung dynamisch aus einer Datenbank erzeugen, was Zeit und Kosten spart). Unbedingt vermeiden sollte man den Einsatz von Javascript (z.B. bei der Navigation), denn damit nimmt man Instabilitäten in Kauf, die dem Surfer das Besuchen der Seiten gründlich verleiden können.

6. Die Gestaltung des Informationsangebots sollte dem Inhalt entsprechen: Archive bieten Informationen, die zeitlos gültig sind, und keine modischen Eintagsfliegen. Dementsprechend sollte die Gestaltung der Webseiten eher schlicht und klar als knallbunt oder gar "peppig" sein. Da alle Welt mit schreienden Farben und nervendem Sound wirbt, können sich Archive sich wohltuend davon abheben, indem sie auf derartige Gestaltungsmittel verzichten.

(Dr. Karl-Ernst Lupprian, Generaldirektion d. Staatlichen Archive, München und Dr. Lothar Saupe, Bayer. Hauptstaatsarchiv, München)

Zum Anfang der Seite