Protokoll der Mitgliederversammlung

Der Vorsitzende des VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., Professor Dr. Volker Wahl, Weimar, begrüßt um 11.00 Uhr die anwesenden Mitglieder zur satzungsgemäßen Jahresversammlung. Vor Eintritt in die Tagesordnung wird der im Berichtszeitraum aus dem Kreis der Verbandsmitglieder verstorbenen Kolleginnen und Kollegen gedacht. Es verstarben:

Die Tagesordnung ist allen Verbandsmitgliedern mit der Einladung zum Archivtag zugegangen. Anträge zur Tagesordnung sind vor der Mitgliedersammlung nicht ergangen und werden auch zu Versammlungsbeginn nicht gestellt. Der Vorschlag des Vorsitzenden, dass zunächst die TOPs 1 bis 3 der Tagesordnung abgehandelt werden und danach dazu eine Aussprache erfolgt, findet keinen Widerspruch.

"Kontinuität und neue Herausforderungen", möchte Prof. Wahl seinen ersten Bericht als neuer Vorsitzender des VdA überschreiben. Er weist zunächst darauf hin, dass nach der Neuwahl des Vorstandes am 20. September 2001 in Cottbus von den nunmehr -nach der letzten Satzungsänderung - 23 Vorstandsmitgliedern insgesamt mehr als die Hälfte (12) neu in den Vorstand gewählt sind. Bemerkenswert sei auch die Tatsache, dass sich die Zahl der Vorstandsmitglieder, die aus dem gehobenen Dienst kommen, im neuen Vorstand von 2 auf 4 verdoppelt hat.

Aus dem alten Geschäftsführenden Vorstand sind 2001 nach zwei Wahlperioden der bisherige Vorsitzende Dr. Norbert Reimann und nach 3 Wahlperioden der Schriftführer Dr. Diether Degreif ausgeschieden, denen der Vorsitzende für ihre geleistete Vereinsarbeit dankt (Beifall).

In jeder Hinsicht ein Novum stellt, so der Vorsitzende, die Zusammensetzung des neuen Geschäftsführenden Vorstandes dar, dessen Mitgliederzahl mit der neuen Satzung von 4 auf 5 Mitglieder erhöht wurde. Neben dem 2001 von der Mitgliederversammlung gewählten Vorsitzenden besteht er aus vier weiteren Mitgliedern, die in der ersten Vorstandssitzung am 21. November 2001 in Kassel satzungsgemäß aus dem Vorstand heraus gewählt wurden. Schatzmeister sei auf Vorschlag des Vorsitzenden weiterhin Dr. Martin Dallmeier, der dieses Amt seit 1993 ausübt. Aus den Reihen der Vorstandsmitglieder habe man für die Wahl der beiden Stellvertreter Dr. Hans Ammerich vom Bistumsarchiv Speyer und Frau Diplomarchivarin Katharina Tiemann vom Westfälischen Archivamt Münster sowie als Schriftführer Dr. Robert Kretzschmar vom Hauptstaatsarchiv Stuttgart vorgeschlagen und gewählt. Das Novum sei dabei die durch die Satzungsänderung möglich gewordene und bereits im alten Vorstand als Zielvorstellung angestrebte Konstellation: zum ersten Mal in der Geschichte des VdA gehöre eine Archivarin dem Geschäftsführenden Vorstand an, zum ersten Mal sei der gehobene Dienst im Geschäftsführenden Vorstand vertreten, zum ersten Mal komme einer der Stellvertreter des Vorsitzenden nicht aus den Fachgruppen 1 und 2 der Staats- und Kommunalarchivare. "Das ist neu und war erst im 55. Jahr des Bestehens des VdA möglich. Man mag das durchaus als Fortschritt begreifen", wertet Prof. Wahl diese Zusammensetzung.

Ein Novum stelle auch die Geschäftsverteilung innerhalb des Geschäftsführenden Vorstands dar, dessen einzelne Mitglieder über die Wahlfunktionen hinaus für bestimmte Aufgabenfelder zuständig sind, wie es unter Bezugnahme auf Zielvorstellungen des alten Vorstands in der ersten Vorstandssitzung im November 2001 angedacht und in der zweiten im Februar 2002 beschlossen wurde. In Verbindung damit werden die Möglichkeiten der Satzung genutzt, für bestimmte Aufgaben aus dem Vorstand heraus Ausschüsse zu bilden.

In der Geschäftsverteilung innerhalb des Geschäftsführenden Vorstandes nimmt der Vorsitzende die Außenvertretung des VdA wahr, bearbeitet die Organisations- und Rechtsfragen, versieht die Mitgliederbetreuung und trägt die Verantwortung für die Vorbereitung und Durchführung des Deutschen Archivtages. Ihm untersteht die Geschäftsstelle, die offiziell am 1. Dezember 2001 mit Herrn Thilo Bauer als Geschäftsführer des VdA ihre Arbeit in Weimar aufgenommen hat. Der erste stellvertretende Vorsitzende zeichnet für die internationale Arbeit verantwortlich und für den „Tag der Archive“; die zweite stellvertretende Vorsitzende hat als Aufgabe die Regionalarbeit übernommen und ist zuständig für Fragen der Aus- und Fortbildung, wobei sie den VdA auch im Beirat der Archivschule Marburg vertritt. Zu den Aufgaben des Schriftführers gehören die Protokollführung, die Verantwortung für die Publikationen des VdA, einschließlich des Internet, sowie die allgemeine Informationstätigkeit und Öffentlichkeitsarbeit. Dem Schatzmeister wurde neben der Verantwortung für die Vereinsfinanzen auch die Organisation der Archivmesse ARCHIVISTICA übertragen.

Zur stärkeren Einbindung des Vorstands wurde eine Reihe von Ausschüssen gebildet. Ein Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit unter Leitung des Schriftführers, dem Frau Nelles, Dr. Ammerich, Dr. Rehm, Herr Stülb und Dr. Schmitt angehören, hat begonnen, sich mit der Darstellung des VdA nach außen zu befassen. Der bereits bestehende Ausschuss für den „Tag der Archive“ wurde unter dem Vorsitz von Dr. Ammerich neu konstituiert und hat seine Arbeit ebenfalls aufgenommen. An dem bewährten Prinzip der Einsetzung eines zeitlich befristeten Programmausschusses für den Deutschen Archivtag unter Leitung des Vorsitzenden wurde festgehalten.

Der Gesamtvorstand ist im Berichtsjahr wie üblich zweimal zusammengetreten: am 21. und 22. November 2001 in Kassel zur konstituierenden Vorstandssitzung und am 27. Februar 2002 in Fulda. An den Vorstandssitzungen nimmt wie bisher als Gast der Schriftleiter der Fachzeitschrift „Der Archivar“, Dr. Dohms, teil. Der Geschäftsführende Vorstand trat jeweils vor den Vorstandssitzungen zusammen und hat darüber hinaus in diesem Jahr am 16. Januar in Trier, am 17. April in Chemnitz, am 13. August noch einmal in Trier und auch am 16. September in Trier getagt. Alle wesentlichen Entscheidungen und Maßnahmen werden darüber hinaus im kontinuierlichen Kontakt zwischen den Mitgliedern des Geschäftsführenden Vorstandes und in Koordination mit dem Geschäftsführer abgestimmt.

Hierzu berichtet der Vorsitzende, dass dem VdA gegenwärtig 2 214 Mitglieder angehören (2001: 2 193 Mitglieder); es handelt sich dabei um 2 090 persönliche (2001: 2 077) und 124 (2001: 116) korporative Mitgliedschaften

Seit dem 1. Januar 2002 sind 89 Neuaufnahmen zu verzeichnen, davon 77 persönliche und 12 korporative Mitgliedschaften. Zum 31. Dezember 2002 werden 28 Mitgliedschaften aus unterschiedlichen Gründen (z.B. Eintritt in den Ruhestand; Ausscheiden aus dem Beruf) beendet, zu berücksichtigen sind weiterhin 8 Sterbefälle seit dem 1. Oktober 2001. Der kontinuierliche Zuwachs in der Mitgliederzahl, wie er in den zurückliegenden Jahren zu verzeichnen war, hält insofern an.

Nach dem Ausscheiden von Frau Heil wurde mit der Anstellung von Herrn Bauer die Geschäftsstelle neu organisiert. Sie hat ihren Sitz am Ort des Vorsitzenden in Weimar und wird durch das Personal und die Infrastruktur des Thüringischen Hauptstaatsarchivs unterstützt.

Mit der Arbeitsaufnahme wurde die Mitgliederdatenbank nach einem Systemwechsel neu eingerichtet. Sie ist speziell auf die Bedürfnisse des VdA ausgerichtet und gewährleistet den Datenaustausch mit der für die Beitragserhebung und den sonstigen Zahlungsverkehr zuständigen Arbeitsstelle beim Schatzmeister in Regensburg. Die Mitgliederverwaltung kann dadurch aktueller und schneller erfolgen. Zum Zweck der Aktualisierung der Mitgliedsdaten wurden mit der Einladung zum diesjährigen Deutschen Archivtag Datenerhebungsbogen an die Mitglieder verschickt, deren Rücklauf im Gang ist. Ihre Eingabe und der Abgleich mit den bisher vorhandenen Angaben wird nach dem Deutschen Archivtag erfolgen. Die Mitgliedsdaten werden nur innerhalb des VdA und unter Beachtung des Datenschutzes verwendet. Es ist daran gedacht, den Fachgruppen und Landesverbänden für deren Mitgliedsverwaltung Teildatenbanken in vereinfachter Form zur Verfügung zu stellen. Der Verlag Schmitt in Siegburg erhält regelmäßig vor der Auslieferung der Fachzeitschrift einen aktuellen Datensatz der Mitgliederanschriften, damit alle Mitglieder regelmäßig mit dem „Archivar“ beliefert werden können.

Besondere Anstrengungen sind seit dem Frühjahr unternommen worden, das Internetangebot des VdA (www.vda.archiv.net) inhaltlich und gestalterisch zu verbessern; hierzu hat der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit Vorschläge und Texte vorgelegt, die bereits berücksichtigt bzw. eingearbeitet sind. Das laufend aktualisierte Internet-Angebot wird von Herrn Bauer betreut und technisch von Herrn Dr. Jens Murken umgesetzt. Seit März 2001 hat der Webcounter mehr als 16 400 Zugriffe gezählt.

Zur Vereinfachung der Kommunikation mit der Geschäftsstelle können wie bisher Anträge auf Mitgliedschaft aus dem Netz ausgedruckt werden. Als neuer Online-Service wurden die Aktualisierung von Mitgliedsdaten, die Bestellung von Publikationen und die Anmeldung zum Deutschen Archivtag eingerichtet (mitgliedsdatenaenderung@vda.archiv.net; anmeldung@vda.archiv.net).

Ein bedeutender Zeitaufwand ergab sich in diesem Jahr für den Publikationsversand. Nachdem bis zum Deutschen Archivtag 2001 in Cottbus lediglich die Tagungsbände der Deutschen Archivtage 1996 bis 1998 vorlagen, sind in diesem Jahr die Tagungsbände von 1999 (Weimar) und 2000 (Nürnberg) im Druck erschienen und wurden im Februar und Juli 2002 ausgeliefert. Der Tagungsband von 2001 (Cottbus) soll noch im Dezember im Druck erscheinen und wird danach an die Archivtagsteilnehmer und sonstigen Besteller außerhalb des VdA verschickt. Mit diesem Band erhalten nach der vorgenommenen Beitragserhöhung erstmalig alle Mitglieder den Protokollband des Deutschen Archivtages. Dass der Publikationsvertrieb aller Tagungsbände nur über die Geschäftsstelle abgewickelt wird, ist bei nunmehr 6 vorliegenden Bänden eine zunehmende Belastung. Von allen Bänden sind noch genügend Kaufexemplare vorhanden, lediglich der Tagungsband von Nürnberg 2000 ist bereits vergriffen. Das Verkaufs- und Versandgeschäft durch die Geschäftsstelle beginnt somit langsam an deren Grenzen zu stoßen.

Auch von der Vorbereitung des Archivtags und der Fachmesse ARCHIVISTICA war die Geschäftsstelle stark in Anspruch genommen. Der Geschäftsführer musste mehrfach in Trier vor Ort organisatorische Aufgaben lösen, da die räumlichen Bedingungen für das Tagungsbüro, die Archivmesse, die Tagungsräume, den Empfang der Stadt und den Begegnungsabend nicht optimal sind. Für das Tagungsbüro wurde ein neues Team als fester Stamm formiert; es ist vorzugsweise mit Mitarbeiterinnen aus den Archiven besetzt, in denen der Vorsitzende und der Schatzmeister tätig sind.

Der Vorsitzende spricht bei dieser Gelegenheit dem Geschäftsführer eine hohes Lob für sein umsichtiges und engagiertes Handeln aus. Auch dankt er herzlich der Besatzung des Tagungsbüros, zu der zeitweilig noch Mitarbeiterinnen aus dem Landeshauptarchiv Koblenz und dem Stadtarchiv Trier hinzugekommen sind (Beifall).

In der Struktur des VdA bilden die Fachgruppen die fachspezifische Gliederung der Mitgliedschaft. Wie bisher treten die acht Fachgruppen auf dem Deutschen Archivtag zu Sitzungen zusammen und entwickeln darüber hinaus eigene Initiativen. Die Fachgruppen 1, 5, 6, 7 und 8 sind auch im Berichtsjahr wieder zu gesonderten Veranstaltungen zusammengekommen.

In der regionalen Gliederung des VdA bestehen Landesverbände gegenwärtig nur in den Bundesländern Brandenburg, Mecklenburg, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen, die vor allem als Träger der regionalen Archivtage auftreten. In Fortführung einer bereits seit längerer Zeit bestehenden Form des Erfahrungsaustausches untereinander und mit dem Geschäftsführenden Vorstand fand am 10. Juli 2002 die traditionelle Besprechung des Vorsitzenden mit den Vertretern der Landesverbände in Potsdam statt. Dabei wurde auch die Zuständigkeit für die Regionalarbeit nach der neuen Geschäftsverteilung auf die 2. stellvertretenden Vorsitzende übertragen. Frau Tiemann wird künftig in besonderer Weise koordinierend für die Aktivitäten der Landesverbände tätig sein. Der Vorsitzende hat sich in den Monaten März und Juni auf allen Landesarchivtagen der Landesverbände - ausgenommen Sachsen-Anhalt - vorgestellt; er hat darüber hinaus auch den Hessischen Archivtag und den Südwestdeutschen Archivtag besucht.

Die beiden schon seit längerer Zeit bestehenden Arbeitskreise "Gehobener Dienst" und "Archivpädagogik und Historische Bildungsarbeit" wurden satzungsgemäß in der konstituierenden Sitzung des Vorstandes am 22. November 2001 für die laufende Wahlperiode bestätigt. In der Vorstandssitzung am 27. Februar 2002 wurde auf Antrag auch der neu gegründete Arbeitskreis "Archivische Bewertung" durch den Vorstand bestätigt. In der Zwischenzeit hat sich der ehemalige Arbeitskreis "Gehobener Dienst" in "Arbeitskreis Diplomarchivarinnen und Diplomarchivare (FH)" umbenannt.

Da die Satzung auch die Bestätigung der gewählten Leiter der Arbeitskreise vorschreibt, wurde diese mittels Umlaufbeschluss im Juli/August 2002 vorgenommen. Danach wurden die bis dahin dem Vorstand gemeldeten Leiter der Arbeitskreise mehrheitlich bestätigt, was in der Niederschrift über das Ergebnis der schriftlichen Abstimmung im Vorstand vom 12. August 2002 festgehalten ist, dem Geschäftsführenden Vorstand in seiner Sitzung am 13. August zur Kenntnis gegeben und den bestätigten Leitern der Arbeitskreise mit Schreiben vom 15. August mitgeteilt wurde. Danach sind Leiter der Arbeitskreise "Diplomarchivarinnen und Diplomarchivare (FH)" Frau Beate Dördelmann (Münster), "Archivpädagogik und Historische Bildungsarbeit" Frau Roswitha Link (Münster) und "Archivische Bewertung" Dr. Robert Kretzschmar (Stuttgart). Der mittlerweile vom Arbeitskreis Archivpädagogik und Historische Bildungsarbeit gewählte neue Leiter, Herr Joachim Pieper (Düsseldorf), amtiert in dieser Funktion und kann vom Vorstand erst in der nächsten Vorstandssitzung am 27. November 2002 bestätigt werden. Zu den Aktivitäten der Arbeitskreise verweist der Vorsitzende auf das Internet-Angebot des VdA, wo eigene Seiten für sie eingerichtet sind. Er weist auch darauf hin, dass In der Aussprache zu seinem Bericht den Arbeitskreisen Gelegenheit gegeben ist, ihre Aktivitäten vorzustellen.

Der Geschäftsführende Vorstand hat in gewohnter Weise – es war noch die Verpflichtung des bisherigen Schriftführers Dr. Degreif – in der Fachzeitschrift „Der Archivar“ berichtet - im Heft 4/2001 (S. 389-395) mit dem Protokoll der Mitgliederversammlung und im Heft 1/2002 (S. 3-9) mit dem Tagungsbericht und den Berichten der Fachgruppen über ihre Arbeitssitzungen (S. 9-15). Der Vorsitzende spricht Dr. Degreif, der damit zum 12. Mal das Protokoll und den Tagungsbericht verfasst hat, einen besonderen Dank aus. Wie schon im vorangegangenen Jahr konnte der Eröffnungsvortrag von Prof. Dr. Jochen Frohwein bereits kurze Zeit nach dem Deutschen Archivtag im Internet nachgelesen werden. Der Tagungsband soll noch im laufenden Jahr erscheinen.

1.10 Anmerkungen zum 73. Deutschen Archivtag in Trier, zur Programmgestaltung und zu den Reisekosten von Referentinnen und Referenten auf dem Deutschen Archivtag

Die Besucherzahl ist in Trier unter 800 geblieben, aber gegenüber Cottbus um mehr als 100 Teilnehmer gestiegen. An ausländischen Teilnehmern, darunter Gäste des VdA aus den nationalen Archivarsverbänden, sind in diesem Jahr 54 Archivarinnen und Archivare aus 15 Ländern zu zählen.

Der Vorsitzende erläutert sodann, dass die Programmgestaltung der Archivtage mit der Festlegung des Rahmenthemas durch den Vorstand und der Veröffentlichung des „Call for Papers“ im „Archivar“ beginnt, wenn zu Referatsangeboten für die vorgeschlagenen Sektionen aufgerufen wird. Seit 1994 habe sich diese Programmstruktur mit gemeinsamen Arbeitssitzungen und mehreren Sektionssitzungen bewährt, zumal die Aufgliederung in Sektionen das Element der Mitgestaltung des Programms durch die Mitgliedschaft besonders fördere. Seitdem kämen auch weitaus mehr Archivarinnen und Archivare als früher mit ihren Redebeiträgen zu Wort und die Veröffentlichung des Tagungsbandes gewährleiste darüber hinaus noch zusätzliche Publizität. Referent auf dem Deutschen Archivtag zu sein, sei deshalb auch eine öffentliche Anerkennung für Archivarinnen und Archivare und für das Archiv, aus dem sie kommen. Unter diesem Gesichtspunkt sei auch die Frage der Finanzierung der Vorträge zu sehen. Der VdA als Berufs- und Fachverband werde im Wesentlichen durch die Mitgliedsbeiträge finanziert. Für die Finanzierung des Deutschen Archivtages werde ein Tagungsbeitrag erhoben. Die Kosten seien hoch und müssen mehr als früher hauptsächlich vom VdA getragen werden. Die durch den Tagungsbeitrag gesicherten Einnahmen müssten weitgehend für die Aufwendungen für die Infrastruktur des Archivtags verwendet werden. Der Vorstand müsse daher weiterhin davon ausgehen, dass die Kosten für die Teilnahme am Deutschen Archivtag für die Referentinnen und Referenten vom Archivträger übernommen werden. Archivarinnen und Archivare, die ein Referat anbieten, müssten sich vorher vergewissern, dass ihr Dienstherr für die Finanzierung des Aufenthaltes des Referenten aufkommt. Der Vorstand müsse angesichts der hohen Zahl der auf dem Archivtag auftretenden Referenten und Sitzungsleiter aus finanziellen Gründen und aus solchen der Gleichbehandlung Referatsangebote zurückweisen, wenn sie mit der Forderung verbunden sind, vom VdA dafür die Reisekosten zu erhalten.

1.11 Ausblick auf den 74. Deutschen Archivtag in Chemnitz und die weiteren Archivtage

Der Vorsitzende berichtet, dass die Vorbereitungen für den 74. Deutschen Archivtag 2003 in Chemnitz bereits eingesetzt haben. Er wird vom 30. September bis 3. Oktober 2003 veranstaltet, wobei der Exkursionstag am Tag der deutschen Einheit stattfindet. Der „Call for Papers“ ist wie gewohnt im Juli-Heft des „Archivars“ veröffentlicht worden. Der Programmausschuss wird am 19. November 2002 über die Referentenauswahl für die Sektionen beraten, so dass der Vorstand in seiner Sitzung am 27. November 2002 bereits über das Programm zum Rahmenthema „Archive im gesellschaftlichen Reformprozess“ beschließen kann.

2004 wird wegen des XV. Internationalen Archivkongresses vom 23. bis 29. August 2004 in Wien kein Deutscher Archivtag veranstaltet. Der Ausschuss für die Vorbereitung des „Tages der Archive“ hat nunmehr den 25. September 2004 vorgeschlagen, also die Zeit, in der sonst der Deutsche Archivtag stattfindet. Für den 75. Deutschen Archivtag 2005, der somit ein Jubiläumsarchivtag werden wird und mit dem die laufende Wahlperiode des Vorstandes abschließt, hat die Stadt Stuttgart eingeladen. Vorgesehen ist dafür der 27. bis 30. September 2005.

Der Vorsitzende nimmt darauf Bezug, dass er schon bei der Eröffnung des Archivtags darauf hingewiesen hat, dass der Deutsche Archivtag als Forum genutzt werden kann, um über die Schäden zu informieren und Hilfsmöglichkeiten zu erörtern. Er hat sich nicht nur mit dem Aufruf vom 19. August 2002 zur Solidarität und Hilfeleistung unter den Archiven an die Öffentlichkeit gewandt, sondern auch an die Landesarchivverwaltungen betroffener Länder und an den Vorsitzenden der Archivreferentenkonferenz, um von dort her den Informationsfluss in Gang zu bringen.

Das Arbeitsgespräch mit den ausländischen Archivtagsgästen an 17. September 2002 habe den Blick des Archivwesens darauf gelenkt, dass die Notfallplanung der Archive weitaus stärker als bisher die Elementargewalt Wasser berücksichtigen muss. Dies müsse auch beim Archivbau stärker zum Tragen kommen, was für die Standortfrage, die Baukonstruktion und auch für die Ausstattungsnormen gilt. Des Weiteren müsse die Technologie in der Behandlung von wassergeschädigtem Archivgut vorangetrieben und in der Archivarsausbildung, aber auch in Fort- und Weiterbildung mehr über präventive Aufgaben und Folgemaßnahmen in Katastrophenfällen gesprochen werden. Eine solche Katastrophe zeige natürlich auch die Notwendigkeit, die Schutz- und Sicherungsverfilmung ernst zu nehmen und sie finanziell abzusichern.

Drückend werde nun für die betroffenen Archive das Problem, die Kosten für eingeleitete Rettungsmaßnahmen finanziell zu bewältigen. Vorschläge und Überlegungen zur Einrichtung eines Sonderkontos des VdA oder sogar zu einer Beschlussfassung in der Mitgliederversammlung über eine Spendenverpflichtung der Mitglieder seien nach Meinung des Geschäftsführenden Vorstandes schwerlich zu realisieren, weil der Verteilermodus und der Empfängerkreis nicht eindeutig zu fassen sind. Als Vorsitzender werde sich Prof. Wahl aber namens des VdA an den Beauftragten der Bundesregierung für Angelegenheiten der Kultur und der Medien wenden, um ihn darauf hinzuweisen, dass finanzielle Hilfeleistungen für betroffene Kultureinrichtungen auch auf die geschädigten Archive zu lenken sind. Außerdem bleibe die Bitte bestehen, Spenden direkt auf die veröffentlichten Sonderkonten der Archive zu überweisen. Es könne aber auch eine wirksame und spürbare Hilfe sein, wenn sich die großen Archive und die Archivverwaltungen, die über Papierrestaurierungseinrichtungen verfügen, bereit erklären, in Einzelfällen kostenlos beschädigte Archivalien zu restaurieren.

Der Vorsitzende berichtet, dass ihn bereits unmittelbar nach der Neuwahl des Vorstandes im vergangenen Jahr die Aufforderung eines VdA-Mitgliedes erreicht habe, gegen die Entscheidung der Bischofskonferenz der katholischen Kirche in Deutschland zur Rückgabe sogenannter „Ostkirchenbücher“ nachdrücklich zu protestieren. Es geht dabei um Kirchenbücher ehemaliger deutscher katholischer Kirchengemeinden in Ost- und Westpreußen auf dem Gebiet des heutigen polnischen Staates, die auf der Grundlage des katholischen Kirchenrechts an die polnische katholische Kirche abgegeben werden. Der Vorstand habe sich zu einem solchen Protest nicht entschließen können und eine öffentliche Stellungnahme zur Entscheidung der katholischen Kirche unterlassen. Über den Gesamtvorgang liege ein aussagekräftiger Bericht des Leiters des Bischöflichen Zentralarchivs Regensburg, Dr. Paul Mai, vor, der an der Gestaltung des Rückgabevertrags vom 17. September 2001 beteiligt war und dort die archivfachlichen Belange eingebracht hat. Als Vorsitzender des VdA habe er, so Prof. Wahl, im Vorfeld des Deutschen Archivtages und der zu erwartenden Problematisierung dieses Falles in der Fachgruppensitzung der Kirchenarchivare schließlich am 9. Juli 2001 in Kontakt mit den Vorstandsmitgliedern aus der Fachgruppe 3 in einer offiziellen Anfrage an das Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz vor allem die mögliche Präzedenzwirkung des Vorganges betont. Die Antwort dazu vom 11. September 2002 liege vor und sei in der Sitzung der Fachgruppe 3 behandelt worden.

Der Vorsitzende berichtet weiter über eine an ihn am 17. Mai 2002 von außen herangetragene Aufforderung im Vorfeld der Novellierung des Stasi-Unterlagengesetzes durch den Deutschen Bundestag, einer gemeinsamen Erklärung unterschiedlicher Interessengruppen kurzfristig beizutreten. Dieser habe man aus verbandsorganisatorischen Gründen nicht entsprechen können, weil darüber in Kürze kein Vorstandsbeschluss zu erreichen war. Zur Unterzeichnergruppe gehörten Historiker, Journalisten, Autoren, also Archivbenutzer, während der VdA als Fach- und Berufsverband von Archivaren zunächst die Interessenlage als Verwahrer von historischen Quellen zu vertreten habe. Trotz Übereinstimmung mit den Forderungen und Zielstellungen der Archivbenutzer müsse sich der VdA in erster Linie gegen die für die Archivarbeit unmögliche Praxis der Anonymisierung oder Vernichtung von Archivgut wenden. Inzwischen sei die eigentliche Zielstellung der Initiatoren und Unterzeichner der Erklärung durch den erreichten Parteienkompromiss und die Abstimmung im Deutschen Bundestag Anfang Juli 2002 mit der Novellierung des Gesetzes erreicht worden. In einem Interview mit dem FDP-Rechtsexperten Edzard Schmidt-Jorzig (Thüringer Allgemeine, 5. Juli 2002) habe dieser auf die Frage, wie lange die Aufarbeitung auf der Grundlage des Stasi-Unterlagengesetzes denn noch dauern wird, die aus der Sicht des Vorsitzenden bemerkenswerte und der Interessenlage des Archivwesens nahe stehende Antwort gegeben: „Das Fernziel muss sein, auch die Stasi-Unterlagen in das allgemeine Archivrecht zu überführen. Aber dieser Zeitpunkt ist noch nicht herangereift.“ Unter diesem Gesichtspunkt seien die Verbandsinteressen weitaus stärker berührt, da so auch die Benutzungspraxis für diese Unterlagen den allgemeinen Archivbedingungen angeglichen werde.

Der Vorsitzende berichtet, dass aus der Mitgliedschaft an ihn die Anregung herangetragen worden sei, Forschungsvorhaben über Archive und Archivare im Dritten Reich und die Auseinandersetzung darüber durch den VdA zu initiieren. Ein bescheidener Anfang dazu sei ja durch die Sektionssitzung 1 auf dem vorjährigen Deutschen Archivtag in Cottbus gemacht worden. Der Vorstand werde darüber auf seiner nächsten Sitzung beraten, wo das Vorstandsmitglied Dr. Dieter Speck eine Vorlage einbringen wird.

Abschließend informiert der Vorsitzende über eine Initiative zur Änderung des Personenstandsgesetzes. Die Dokumentationen des Personenstandswesens in den Standesämtern unterliegen Benutzungsbeschränkungen. Die damit einhergehende Behinderung historischer Forschung habe einen Historiker der FU Berlin veranlasst, sich an den Petitionsausschuss des Deutschen Bundestages zu wenden. Er habe dem Vorsitzenden jetzt mitgeteilt, dass die Angelegenheit nun soweit gediehen ist, dass von Seiten des Bundesministeriums des Innern an einer wissenschaftsfreundlichen Neufassung des Personenstandsgesetzes gearbeitet werde. Das Bundesministerium des Innern werde zu gegebener Zeit Fachgutachten einholen bzw. auch Sachverständige aus dem Verband der Historikerinnen und Historiker und dem VdA konsultieren. Der Vorsitzende betont, dass es keine Frage sei, dass sich der VdA positiv zu einer solchen Initiative stellt und die Forderung nach einer den Archivgesetzen gemäßen Benutzungs- bzw. Auskunftspraxis für Personenstandseinträge unterstützt. Bisher wird von den Standesämtern das Forschungsinteresse nicht als ein rechtliches Interesse im Sinne der Bestimmungen des Personenstandsgesetzes gesehen.

Dem Bericht des Vorsitzenden schließt sich der Bericht des Schatzmeisters an. Die

Jahresrechnung 2001 wurde letztmals in DM erstellt; Euro-Beträge wurden in DM-Beträge umgewandelt.

Nach der Mitgliedsbeitragserhöhung zum 1. Januar 2001 belaufen sich die Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen auf ca. 195 TDM. Die Verkaufserlöse der Publikationen, vor allem aus dem Verkauf der Archivtags-Berichte, betrugen 12 TDM, die Zinseinnahmen ca. 5,5 TDM.

Die Spenden an den Gesamtverein bzw. an die satzungsmäßigen Landesverbände des VdA betrugen 29 TDM; darunter waren Spenden der Firma Zeutschel zum "Tag der Archive" und des Ardey-Verlags in Höhe von jeweils 5 TDM. Die vom Auswärtigen Amt für die Vertretung deutscher Archivarinnen und Archivare in Internationalen Gremien zur Verfügung gestellten Reisemittel in Höhe von 25 TDM wurden im vollen Umfang als Reisekostenzuschüsse ausbezahlt

Die Personalkosten des VdA für die Geschäftsstelle und Hilfskräfte (325 € - Stellen) beliefen sich auf insgesamt ca. 85 TDM. Die Sachmittelkosten für die Geschäftsstelle fielen aufgrund der Einrichtung der neuen Geschäftsstelle in Weimar mit 7 TDM ungewöhnlich hoch aus (EDV-Ausstattung, Telekommunikationseinrichtungen). Die Reiseaufwandsentschädigungen und die Kosten für Vorstandssitzungen und sonstige Tagungen des VdA betrugen 30 TDM. Aufgrund der Neuwahl des Vorstands waren 2001 mehrere, z.T. zweitägige Sitzungen (mit Übernachtungen) notwendig. Die Aufwendungen für Porto, Telefon, Bankgebühren beliefen sich auf 6,6 TDM, davon 5,5 TDM Portokosten. Hier muss durch die neuen Telekommunikationsmöglichkeiten eine Senkung der Portokosten angestrebt werden. Die Arbeitskreise "Gehobener Dienst" bzw. "Archivpädagogik" schlagen mit ca. 3 TDM zu Buche; für die wirtschaftlichen Betriebe des VdA fielen mit Nachzahlungen seit 1996 und Vorauszahlungen insgesamt im Rechnungsjahr 2001 110 TDM Steuern (Umsatz-, Körperschafts-, Gewerbesteuern) an.

Danach ergeben sich Einnahmen von 426.456,44 DM und Ausgaben in Höhe von 449.497,73 DM. Die Bilanzsumme einschließlich des Vereinsvermögens beträgt 603 TDM. Das Vereinsvermögen liegt bei ca. 150 TDM.

Für den 72. Deutschen Archivtag 2001 in Cottbus ergibt sich folgende Abrechnung.

Die Höhe der Tagungsgebühren einschließlich der Exkursionen, des Begegnungsabends usw. belief sich auf 51 TDM, die Bruttoeinnahmen aus der Fachmesse Archivistica betrugen einschließlich der Werbeanzeigen und Tagungstaschenbeilagen 90 TDM; dazu kommen Zuschüsse des Landes Brandenburg und des Freistaates Bayern sowie Nachträge aus dem Archivtag Nürnberg in Höhe von insgesamt 29 TDM. Über das Archivtagskonto wurde auch der "Tag der Archive" 2001 abgerechnet. Der Verkauf der Plakate zum "Tag der Archive" erbrachte 7 TDM.

Die Kosten für die Organisation, das Programm und das Tagungsbüro beim Archivtag Cottbus beliefen sich auf 26 TDM, für die Unterbringung von ausländischen Gästen, Referenten und Vorstandsmitgliedern wurden 18 TDM aufgewendet, die Mietkosten der Räumlichkeiten, vor allem für die Fachmesse Archivistica, betrugen 47 TDM, die Kosten für den Begegnungsabend 12 TDM. Für den Druck der Plakate und der Flyer zum "Tag der Archive" wurden 22 TDM aufgewendet.

Danach ergeben sich für das Archivtagskonto Cottbus Einnahmen in Höhe von 205.873,13 DM und Ausgaben in Höhe 241.363,71 DM. Die Ausstände an Standgebühren von der Archivistica 2001 belaufen sich auf 13 TDM; 7 TDM wurden auf das neue Archivtagskonto bei der Geschäftsstelle in Weimar umgebucht. Das bisherige Konto bei der WestLB in Münster wurde aufgelöst.

In einem Fazit legt der Schriftführer dar, dass sich die finanziellen Aktivitäten des VdA in den letzten Jahren in einem Bereich bewegen, der künftig eine professionelle Finanzverwaltung einschließlich Buchhaltung erfordert. Die Bilanzsumme des Vereins aus der Allgemeinen Jahresrechnung 2001 und dem 72. Deutschen Archivtag in Cottbus 2001 beläuft sich einschließlich des Vermögens und der Umschichtungen auf ca. 850 TDM. In den nächsten Jahren sei zu diskutieren, ob die Buchhaltung überhaupt noch von ehrenamtlichen Vereinsmitgliedern bewältigt werden kann oder ob sie mittelfristig außer Haus gegeben werden muss. Als erster Schritt sei geplant, ab 2002 beim Schatzmeister das Buchungssystem "datev" für die Vereinsbuchhaltung einzuführen.

Die genauen Beträge der Jahresrechnung 2001 und der Abrechnung 72. Deutscher Archivtag Cottbus 2001 können den folgenden Anlagen entnommen werden.

I. Jahresrechnung 2001

1. Einnahmen:

2. Ausgaben:

3. Gesamtabgleichung

II. Abrechnung 72. Deutscher Archivtag Cottbus 2001