Mitteilungen des 
VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.

Protokoll der Mitgliederversammlung

des Verbands deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.

am 2. Oktober 2003 in der Stadthalle, Kleiner Saal, Chemnitz

 
Der Vorsitzende des VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., Professor Dr. Volker Wahl, Weimar, begrüßt um 11.35 Uhr die anwesenden Mitglieder zur satzungsgemäßen Jahresversammlung. Vor Eintritt in die Tagesordnung wird der aus dem Kreis der Verbandsmitglieder seit dem letzten Deutschen Archivtag verstorbenen Kolleginnen und Kollegen gedacht. Es verstarben:

• Dr. Christoph J. Drüppel (Kreisarchiv Esslingen; Kassenprüfer des VdA) am 20. Oktober 2002

• Dr. Klaus Huegel (Archiv der ehemaligen Daimler-Benz AG Stuttgart-Untertürkheim) am 2. Januar 2003

• P. Laurentius Koch OSB (Archiv der Benediktinerabtei Ettal) am 29. März 2003 

• Hiltburg Köckert (Generallandesarchiv Karlsruhe) am 12. März 2003

• Ferdinand List (Archiv der Marktgemeinde Pyrbaum i. d. Oberpfalz) am 28. Mai 2003

• Dr. Gertrud Milkereit (Werksarchiv der Thyssen AG Duisburg; 1973-1975 Vorsitzende der Fachgruppe 5 im VdA) am 13. August 2003

• Prof. Dr. Gregor Richter (Landesarchivdirektion Baden-Württemberg; Vorstandsmitglied des VdA 1977-1985) am 19. Oktober 2002

• Prof. Dr. Walter Scherzer (Staatsarchiv Würzburg) am 10. Juni 2003

• Klaus Waffenschmidt (Dokumentations- und Informationszentrum der Bundeswehr, Bonn) am 27. Januar 2003

Die Tagesordnung ist allen Verbandsmitgliedern mit der Einladung zum Archivtag zugegangen. Anträge zur Tagesordnung sind vor der Mitgliedersammlung nicht ergangen und werden auch zu Versammlungsbeginn nicht gestellt. Der Vorschlag des Vorsitzenden, dass zunächst die TOPs 1 bis 3 der Tagesordnung abgehandelt werden und danach dazu eine Aussprache erfolgt, findet keinen Widerspruch. 


TOP 1: Bericht des Vorsitzenden 

In seinem Rechenschaftsbericht nimmt der Vorsitzende Bezug auf seinen Bericht vom vergangenen Jahr, den er unter das Motto "Kontinuität und neue Herausforderungen" gestellt hatte. "Die Herausforderungen werden größer" sei nun sein Fazit nach zwei Jahren als Vorsitzender. Hierzu verweist er auch auf die kritischen Worte, mit denen er in seiner Eröffnungsansprache zum 74. Deutschen Archivtag bestimmte Entwicklungen im Kontext der Verwaltungsreform kommentiert hat. 

Der Vorsitzende dankt sodann dem Vorstand des VdA, insbesondere dem Geschäftsführenden Vorstand mit seinen beiden Stellvertretern, dem Schriftführer und dem Schatzmeister, aber auch der Geschäftsstelle in Weimar mit dem Geschäftsführer, seiner Sekretärin sowie der Geschäftsstelle des Schatzmeisters in Regensburg und dessen Mitarbeiterinnen für ihre kontinuierliche, engagierte und ergebnisorientierte Arbeit. In gleicher Weise sei den Ausschüssen im Vorstand, den Fachgruppen, Arbeitskreisen und Landesverbänden zu danken, in denen nicht minder qualifiziert gearbeitet worden sei. 

Nach dem Ableben von Herrn Dr. Drüppel wurde dessen Funktion als Rechnungsprüfer von Dr. Diether Degreif, Wiesbaden, übernommen, der in der Mitgliederversammlung auf dem 73. Deutschen Archivtag in Cottbus zum stellvertretenden Rechnungsprüfer gewählt worden war und nun nachgerückt ist. 


1.1 Mitgliederentwicklung 

Die Mitgliederentwicklung ist im zurückgelegten Berichtszeitraum gering ansteigend. Die Gesamtzahl liegt bei 2 091 persönlichen und 138 korporativen Mitgliedschaften. Zum 23. September 2003 hatte der Verband somit insgesamt 2 229 Mitglieder, 15 mehr als zum gleichen Zeitpunkt vor einem Jahr. Zum Austrittstermin 31. Dezember 2002 haben 68 Mitglieder den Verband verlassen. Wegen Nichtzahlung des Mitgliedbeitrages ist bei 8 Mitgliedern durch einen Vorstandsbeschluss der Ausschluss aus dem VdA erfolgt. Dem stehen seit dem 1. Januar 2003 insgesamt 81 Neuaufnahmen gegenüber. Allerdings scheiden zum 31. Dezember 2003 durch den bereits erklärten Austritt weitere 34 Mitglieder aus, die noch in der Gesamtmitgliederzahl mitgezählt sind. Insofern wird der Mitgliederstand zum Jahresende 2003 hinter den des vergangenen Jahres zurückfallen. 

In den Fachgruppen sind folgende Mitgliederzahlen zu verzeichnen (Mitglieder 2003 / Vergleich zum Jahr 2002):

FG 1: 669 Mitglieder, + 7
FG 2: 690 Mitglieder, - 2
FG 3: 178 Mitglieder, + 4
FG 4: 34 Mitglieder, +/-0
FG 5: 111 Mitglieder, - 2
FG 6: 97 Mitglieder, + 3
FG 7: 291 Mitglieder, + 1
FG 8: 159 Mitglieder, + 5


1.2 Besondere finanzielle Aufwendungen 

Der Vorsitzende betont, dass die zahlende Mitgliedschaft das materielle Fundament der Verbandsarbeit darstellt, die finanziell immer aufwendiger geworden ist - als Folge einer weiteren Ausdifferenzierung in der Struktur und Arbeitsweise des Vorstandes und des VdA insgesamt. Er verweist dazu auf die Tätigkeit von neu eingerichteten Ausschüssen und die Entstehung neuer Untergliederungen. Die weitere Professionalisierung des Verbandes sei nicht ohne Kosten zu erreichen gewesen; sie sei auch künftig nicht ohne besondere finanzielle Aufwendungen möglich. So habe die im Chemnitzer Tagungsbüro erstmalig praktizierte bargeldlose Zahlungsweise, die für die Mitglieder von Vorteil sei, ihren Preis, und dies gelte auch für die medialen Begleitpräsentationen zu Referaten auf dem Archivtag, wobei man sich im Einzelfall dazu schon die Frage stellen könne, ob dieser finanzielle Einsatz gerechtfertigt ist. 

Als gemeinnütziger Berufs- und Fachverband finanziert der VdA seine Arbeit in erster Linie über die Mitgliedsbeiträge und die Kostenerstattungen für die Archivmesse. Er erhält keine Fördermittel des Bundes oder der Länder. Nur bei den Deutschen Archivtagen sei eine finanzielle Unterstützung durch die Länder gegeben; ausdrücklich dankt der Vorsitzende in diesem Zusammenhang dem Land Sachsen für die großzügige Förderung des Archivtags in Chemnitz. 

Der VdA ist 2003 der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement beigetreten, die ein Verband für Verbände mit speziellen Leistungen für die tägliche Verbandsarbeit ist und deren Dienstleistung ebenfalls der Professionalisierung des VdA dient. So wurde nun auch erstmals vor dem Deutschen Archivtag der Online-Pressedienst dieser Gesellschaft genutzt, um die Pressemitteilung zu versenden, was ebenfalls Kosten verursacht habe. 


1.3 Vorstandsarbeit 

Die Vorstandsarbeit, so führt der Vorsitzende aus, sei nicht nur durch die Sitzungstätigkeit bestimmt, obwohl in den Vorstandssitzungen, die zwischen den Deutschen Archivtagen in der Regel zweimal stattfinden, die Problemdiskussionen und die Entscheidungsfälle gebündelt werden. Der Gesamtvorstand ist seit dem letzten Archivtag zu zwei Sitzungen am 27. November 2002 und am 6./7. März 2003 jeweils in Fulda zusammengetreten. Über die wichtigsten Beschlüsse, die für die Mitgliedschaft relevant sind, informiert der Schriftführer, Dr. Robert Kretzschmar, Stuttgart, seit diesem Jahr regelmäßig in den vom ihm gestalteten "Aktuellen Informationen" unter der Rubrik "Mitteilungen des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare" in der Fachzeitschrift "Der Archivar". Parallel sind alle aktuellen Informationen laufend im Internet-Angebot des VdA zugänglich. 

Der Geschäftsführende Vorstand ist mehrfach zusammen gekommen oder hat sich fernmündlich bzw. auf elektronischem Weg konsultiert und abgesprochen. Am 18. und 19. Februar 2003 sind die Mitglieder zu einer größeren Klausurtagung und am 16. Juli 2003 zu einer Arbeitssitzung des Geschäftsführenden Vorstandes zusammengetreten. Dazu kommen eine Sitzung, die zusammen mit dem Programmausschuss für den Deutschen Archivtag in Chemnitz am 19. November 2002 stattfand, und eine gemeinsame Sitzung mit dem Ortsausschuss für den Archivtag am 8. Januar 2003. Der Geschäftsführer des VdA in Weimar, Herr Thilo Bauer, und der Schatzmeister, Dr. Martin Dallmeier, Regensburg, waren auch mehrfach vor Ort in Chemnitz, um den diesjährigen Archivtag vorzubereiten. 


1.4 Zusammenarbeit mit dem Fachorgan Der Archivar und Veröffentlichungen 

Mit der Fachzeitschrift Der Archivar, die auch das Veröffentlichungsorgan des Verbands ist, wird die Zusammenarbeit kontinuierlich und mit sichtbaren Erfolgen fortgeführt. Während im Archivar früher nur gelegentlich über die Vorstandsarbeit informiert wurde, ist nunmehr die Rubrik "Mitteilungen des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare e.V." als fester Bestandteil im Archivar eingerichtet worden. Dazu kommen die regelmäßigen Einlageblätter "Call for Papers", Programm des Deutschen Archivtages" oder jüngst im Heft 3/2003 der "Aufruf zum Tag der Archive 2004". 

Als Beiband zum Archivar erscheint seit dem 66. Deutschen Archivtag 1995 der Tagungs- oder Protokollband, in dem die Referate des Fachkongresses publiziert werden. Diese Beibände erscheinen in Eigenregie des VdA und werden von ihm alleine finanziert. Ende vergangenen Jahres konnte der Protokollband für den 72. Deutschen Archivtag 2001 in Cottbus ausgeliefert werden. Noch vor dem nächsten Deutschen Archivtag wurde im August 2003 der Tagungsband zum 73. Deutschen Archivtag 2002 ausgeliefert und verschickt, was der Vorsitzende "als besondere "Erfolgsgeschichte" wertet (Beifall). Von den Referenten war zum ersten Mal Termintreue eingefordert worden, wozu künftig auch eine vom Vorstand beschlossene spezielle Vortrags- und Publikationsvereinbarung beitragen soll. Der Vorsitzende spricht dem Schriftführer Dr. Kretzschmar als verantwortlichem Redakteur, dem Geschäftsführer Herrn Bauer, der die Drucklegung mit dem Verlag abwickelt, und Herrn Dr. Jens Murken, Bielefeld, der für das Layout zuständig ist, seinen besonderen Dank aus. Für die Zukunft sei daran gedacht, das äußere Erscheinungsbild der Tagungsbände so zu gestalten, dass sie deutlicher als das ureigenste Produkt des VdA erkannt werden. 


1.5 Ausschüsse, Fachgruppen und Landesverbände des VdA 

Von den in der konstituierenden Vorstandssitzung eingesetzten Arbeitsausschüssen ist der Ausschuss zur Vorbereitung auf den Tag der Archive 2004 unter Leitung des 1. stellvertretenden Vorsitzenden, Dr. Hans Ammerich, Speyer, am 11. Februar 2003 und am 1. Juli 2003 - hier mit dem Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit unter der Leitung von Dr. Kretzschmar - zusammengetreten. 

Nachdem sich der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit zum ersten Mal am 25. Juni 2002 getroffen hatte, setzte er seine Arbeit am 22. November 2002 und am 1. Juli 2003 fort. Von ihm wurden Lösungen für die Gestaltung des Internet, die Zusammenarbeit mit der Presse und das grafische Erscheinungsbild der Veröffentlichungen und Drucksachen des VdA erarbeitet. Sichtbar wird das zunächst vor allem im Internetauftritt des VdA, der - so der Vorsitzende - eine beachtliche inhaltliche und gestalterische Verbesserung gefunden hat, was auch der Koordination durch die Geschäftsstelle und vor allem der Tätigkeit des technischen Redakteurs, Dr. Murken, zu verdanken ist. Der VdA hat die Eintragung und den Schutz seines Logos beim Deutschen Marken- und Patentamt als "Wort-Bild-Marke" 2003 realisiert. Der Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit hat dann ein Gutachten zum äußeren Erscheinungsbild des VdA unter Weiterverwendung dieses Logos erstellen lassen. Ziel dabei ist, die Wiedererkennung bei allen Briefbögen, Druckschriften und Plakaten zu garantieren. Der Ausschuss erarbeitet derzeit einen Flyer zum Verband, der 2004 bis zum Tag der Archive vorliegen soll. 

Die Arbeit der einzelnen Fachgruppen im VdA ein sieht der Vorsitzende als unverzichtbar für das aktive Vereinsleben an. Ein gewisses Problem sei jedoch gegeben, wenn in Zeiten knapper Kassen viele Mitglieder den Besuch einer Veranstaltung ihrer Fachgruppe der Teilnahme am Deutschen Archivtag vorziehen. So habe die Frühjahrstagung der Medienarchivare (Fachgruppe 7) in Mainz 347 Teilnehmer angezogen - hierzu spricht er den Organisatoren seinen ausdrücklichen Glückwunsch aus - , während der diesjährige Deutsche Archivtag nur knapp 700 Teilnehmer aufzuweisen habe.

Nachdem es auf Grund der Besonderheiten bei der Neuentstehung des Archivwesens in den ostdeutschen Bundesländern seit 1990 in der regionalen Gliederung des VdA bisher nur Landesverbände in den neuen Bundesländern gab, ist durch die am 24. Juni 2003 erfolgte Gründung des Landesverbandes Hessen die Zahl der Landesverbände auf sechs gestiegen. Dadurch erhält der Hessische Archivtag wieder einen festen Träger. Regionale Archivtage haben in diesem Jahr wieder in sechs Ländern mit Landesverbänden stattgefunden, aber auch überregionale wie der Norddeutsche oder der Südwestdeutsche Archivtag, die andere Organisationsformen haben. Ein im Sommer vorgesehener Erfahrungsaustausch mit den Vorsitzenden der Landesverbände musste wegen Terminschwierigkeiten ausfallen; er soll aber im nächsten Frühjahr nachgeholt werden.

Neu gebildet hat sich ein Arbeitskreis, der sich mit der Ausbildung zum Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste befasst - selbstverständlich in der Fachrichtung Archiv. Der Vorsitzende betont dies besonders, weil nach der Information im Internet über die Gründung des Arbeitskreises und dessen Befragungsaktion ein Protest des Deutschen Verbandes Medizinischer Dokumentare bei ihm einging. Es war allerdings ein Missverständnis, wenn von dort die vom Arbeitskreis gestellte Frage "Halten Sie die Einbeziehung der medizinischen Dokumentation in die Ausbildung für sinnvoll?" als Polemik gegen diese Ausbildungsrichtung und Diskreditierung einer ganzen Berufssparte verstanden worden ist. Der Arbeitskreis wollte nur ein Meinungsbild aus den Ausbildungsarchiven haben, in welchem Maße in der Ausbildungsrichtung "Archiv" potentiellen Archivaren Kenntnisse der medizinischen Dokumentation vermittelt werden sollen. 

Der neue Arbeitskreis hat sich am 24. März 2003 konstituiert und Frau Dr. Angela Keller-Kühne, St. Augustin, zur Leiterin gewählt. Das Forum Ausbildung Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste am 30. September 2003 im Rahmen des Archivtags bildete den Auftakt für die Fachdiskussion über die Ausbildung zu diesem bundesweit eingeführten Archivarsberuf auf der mittleren Ebene. Der VdA erhofft sich von den Aktivitäten des Arbeitskreises eine Verbesserung der dualen Ausbildung. Die gegenseitige Information, der Erfahrungsaustausch und die Vermittlung von methodischen und inhaltlichen Problemen aus der Ausbildungspraxis sollen im Vordergrund stehen. 


1.6 Deutsche Archivtage 2002 und 2003, Internationaler Archivtag 2004 

Rückblickend auf den 73. Deutschen Archivtag 2002 in Trier bewertet der Vorsitzende diesen als gelungen - gerade auch angesichts de Randlage Triers im Südwesten der Bundesrepublik im Hinblick auf die Teilnehmerzahl von 920, darunter 54 ausländische Gäste. Die Enge der Tagungsstätte für die Archivmesse habe den positiven Gesamteindruck nicht beeinträchtigt. Im Tagungsband ist der Ertrag des Fachkongresses "Archive und Forschung" komplett zu greifen, zum ersten Mal auch einschließlich aller Eingangsmoderationen und Diskussionsberichte zu den einzelnen Sektionen. An dem ereichten Niveau der Berichterstattung und dem Erscheinen des Tagungsbandes binnen eines Jahres soll festgehalten werden. 

Die Vorbereitung auf den Deutschen Archivtag 2003 verlief in bewährter Zusammenarbeit mit dem Ortsausschuss in Chemnitz und der Sächsischen Landesarchivverwaltung, wofür der Vorsitzende allen Beteiligten Dank ausspricht. Die niedrigere Teilnehmerzahl - sie liegt bei etwa 650 angemeldeten Teilnehmern aus der Bundesrepublik und 33 ausländischen Gästen aus 14 Ländern, darunter die offiziellen Vertreter aus 12 nationalen Archivarsverbänden Mitteleuropas - ist nach den Erfahrungen von Trier nicht nur durch die Randlage des Tagungsortes zu begründen. Der Vorsitzende spricht nochmals die Problematik an, die aus seiner Sicht besteht, wenn bei geringeren Reisemitteln nur einmal im Jahr eine Fachveranstaltung aufgesucht werden kann und dann der speziellen Fachveranstaltung der Fachgruppe und nicht dem Deutschen Archivtag der Vorzug gegeben wird. Niemandem freilich, der sich so entscheidet, sei ein Vorwurf zu machen.

Als sich 2003 die niedrigere Teilnehmerzahl als in den Vorjahren abzuzeichnen begann, hat der Vorsitzende an die Archivverwaltungen der Länder die Bitte herangetragen, trotz möglicher Haushaltskürzungen und -sperren die Teilnahme zu ermöglichen. Auch habe er die verantwortlichen Landesministerien gebeten, den Deutschen Archivtag offiziell als Weiterbildungsveranstaltung anzuerkennen. Dass die Bürokratie in Deutschland in höchster Blüte steht, so der Vorsitzenden, habe man daran gesehen, dass dazu in Einzelfällen pädagogische Ziele definiert werden mussten, und die Auflage erteilt wurde, nach dem Archivtag über das erreichte Ergebnis zu berichten. Der Anerkennungsbescheid durch die Länder Brandenburg, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein sowie Berlin und Hamburg wurde sofort auf der Homepage des VdA bekannt gegeben. 

Das Interesse der Ausstellerfirmen für die den Deutschen Archivtag begleitende Fachmesse Archivistica wird immer größer. 2003 wurde 40 kommerziellen Ausstellerfirmen der Zuschlag erteilt. Weitere Firmen konnten nur vertröstet werden, eine Liste für Nachrücker wurde angelegt. Als weiteren Schritt zur Professionalisierung des Messemanagements wertet der Vorsitzende die von der Geschäftsstelle entworfenen und vom Gesamtvorstand des VdA ergänzten und beschlossenen "Messe- und Ausstellungsbedingungen", die nun Bestandteil der ebenfalls erstmalig mit den Firmen geschlossenen Ausstellerverträge sind. Angesichts der Größenordnung der Messe erschien es dringend notwendig, für die Aussteller einheitliche Regelungen festzulegen. Das Ausstellungsangebot sei vielschichtiger und breiter gestreut als bisher. Zu Softwarefirmen und Regal- sowie Kartonanbietern seien Firmen mit neuen Dienstleistungen rund um das Archivwesen gekommen.

Der gestiegene finanzielle Aufwand kann derzeit nicht mehr durch die Tagungsbeiträge und die Einnahmen der Archivmesse gedeckt werden. Der VdA muss daher 2003 die Archivtagsveranstaltungen aus anderen Mitteln subventionieren. Der vom Vorstand beschlossene Verzicht auf den Tagungsbeitrag bei den Referenten des Archivtags, aber auch die Übernahme von Reisekosten für Referenten, die von außerhalb des Archivwesens gewonnen werden, wirkt sich auf das Budget aus. Zu Buche schlägt auch das Honorar, das ein renommierter Referent für den Eröffnungsvortrag heutzutage erwartet. Die ausstellenden Firmen sind nicht mehr so zahlungskräftig wie früher. 2003 konnten nur zwei bezahlte Anzeigen für das Programmheft akquiriert werden; im vergangenen Jahr waren es noch zehn, wodurch sogar die Druckkosten der gesamten Auflage des Programmheftes abgedeckt waren.

Im nächsten Jahr wird kein Deutscher Archivtag abgehalten, da der XV. Internationale Archivkongress vom 23. bis 29. August 2004 in Wien stattfindet. Zur Archivtagszeit - am 25. September 2004 - steht jedoch der zweite Tag der Archive auf dem Programm. Er wird im Vorstand des VdA von einem speziellen Ausschuss unter Leitung des 1. stellvertretenden Vorsitzenden Dr. Ammerich vorbereitet. Ein erster Aufruf dazu ist im Juli-Heft des Archivar 2003 erschienen. 


1.7 Arbeitsvorhaben "Archive und Archivare in der NS-Zeit"

Im Rechenschaftsbericht 2002 hatte der Vorsitzende über die Anregung aus der Mitgliedschaft berichtet, ein Forschungsvorhaben über Archive und Archivare im Dritten Reich zu initiieren. Der Vorstand hat sich positiv dazu gestellt. Das Vorstandsmitglied Dr. Dieter Speck, Freiburg, hat sich in seinem Auftrag mit einem Aufruf im "Archivar" und auf der Homepage des VdA an die Öffentlichkeit gewandt. Die nächste Vorstandssitzung im Herbst 2003 wird die weiteren Schritte bei diesem Projekt festlegen, das eine erfreuliche Resonanz gefunden hat


1.8 Verzeichnis "Archive in der Bundesrepublik Deutschland, Österreich und der Schweiz"

Im Dezember 2002 ist als 17. Ausgabe das Verzeichnis "Archive in der Bundesrepublik Deutschland, Österreich und der Schweiz" erschienen, das durch einen Verlagsvertrag mit dem Ardey-Verlag von 1999 zu einer reinen Verlagspublikation geworden ist. VdA-Mitglieder erhalten das Buch mit der dazugehörigen CD-ROM zum Vorzugspreis von 20.- Euro. Die nächste Ausgabe soll 2004 erscheinen. 

In der Neuausgabe ist die Datenerfassung nach dem Muster der früheren VdA-Publikationen wie schon bei der erstmaligen eigenständigen Verlagspublikation im Jahr 2000 unter der alleinigen Regie des Verlages auf der Grundlage der Meldungen der einzelnen Archive erfolgt. Das Manuskript ist im Verlag zusammengestellt worden, wo es allerdings kein Fachlektorat gibt. 

Der Vorstand des VdA hat die am 11. November 2002 beim Vorsitzenden in Weimar eingegangenen Druckfahnen zur Durchsicht und Korrektur vorgelegt bekommen. Als Rückgabetermin war der 20. November 2002 vom Verlag bestimmt worden. Trotz dieses engen zeitlichen Rahmens, der als Zumutung empfunden wurde, haben der Vorsitzende und die Fachgruppenvorsitzenden Korrektur gelesen. Dabei konnten zahlreiche Fehler beseitigt werden. Sicher seien, so der Vorsitzende, auch Fehler stehen geblieben, die man nicht erkannt habe. Es müsse aber auch betont werden, dass nicht mehr zutreffende Angaben in der Regel auf die Archive selbst zurückgehen, denn häufig seien nach der Ausgabe von 2000 dem Verlag keine Änderungsmeldungen mitgeteilt worden. Die Geschäftsstelle hat in keinem einzigen Fall aus ihrer Mitgliederdatenbank Angaben an den Verlag geliefert. Der Vorsitzende führt dies aus, weil Beschwerden über fehlende oder falsche Namen bei der Geschäftsstelle des VdA eingegangen sind, die dafür aber nicht die Verantwortung trägt.

In das Verzeichnis können sich Archive eintragen lassen, ohne dass der Verlag beim VdA Rückfrage hält, ob es sich überhaupt um ein Archiv handelt. Aus diesem Grund hat der Vorsitzende der Fachgruppe 8 in der Korrekturphase veranlasst, eine Differenzierung in diesem Abschnitt vorzunehmen, bei der konsequent zwischen Archiven und "archivähnlichen Einrichtungen" unterschieden wird, was aus der Sicht des Berufs- und Fachverbandes berechtigt war. In der Neuausgabe sind daher eine Gruppe 8 "Universitäts- und Hochschularchive und Archive wissenschaftlicher Institutionen" sowie eine Gruppe 9 "Weitere Archive und archivähnliche Einrichtungen" zu finden. Allerdings ist dann im Vorstand der Hinweis erfolgt, dass damit nicht mehr die Struktur des VdA nach den einzelnen Archivsparten mit insgesamt acht Fachgruppen abgebildet wird. Aus diesem Grund wird man in der nächsten Ausgabe wieder zu einer einzigen Gruppe zurückkehren, jedoch mit den drei Untergruppen 8.1 "Universitäts- und Hochschularchive", 8.2 "Archive wissenschaftlicher Institutionen" und 8.3 "Sonstige Archive und archivähnliche Einrichtungen".

Im Vorstand des VdA besteht Übereinstimmung, dass das Fehlen eines Fachlektorats und sachverständiger Bearbeiter beim Verlag als gravierender Mangel anzusehen ist. Es ist unvorteilhaft, wenn der Verlag die Einzelmeldungen der Archive übernimmt, ohne dass vorher ein Abgleich durch die Archivverwaltungen oder andere geeignete Gremien erfolgt. Die Archive in Österreich und in der Schweiz haben ihre Einträge als Korrekturauszug bekommen, aber auch da hat es im Nachhinein Beschwerden gegeben. Hier müssten auch die nationalen Archivarsverbände beteiligt werden.

Der Vorstand des VdA hat - weil er seine Verantwortung sieht und dieser auch nachkommen wird - beschlossen, für die nächste Ausgabe eine Lektoratsgruppe zu bilden, die sich noch einmal mit der Struktur des Verzeichnisses befassen und Vorschläge zur Optimierung der Datenerfassung, Lektorierung und Korrektur erarbeiten soll. Das "Verzeichnis der Archive in der Bundesrepublik Deutschland, Österreich und der Schweiz" ist zwar ein Verlagsprodukt, aber auf dem Titelblatt steht: "Herausgegeben im Ardey-Verlag in Zusammenarbeit mit dem VdA". Anzuraten ist allen Archiven, den zuletzt publizierten Eintrag zu überprüfen und dem Verlag rechtzeitig Änderungen zu melden. Insbesondere angesichts der in Gang gekommenen Strukturveränderungen in einigen Landesarchivverwaltungen, aber auch im Bereich der kommunalen Archive ist dies dringend erforderlich. Der VdA wird dem Verlag vorschlagen, zukünftig die Landesarchivverwaltungen in den Koordinierungsprozess einzubeziehen.

Der Vorsitzende unterstreicht, dass er deshalb so ausführlich auf die Neuauflage eingeht, weil die Ausgabe von 2000 seinerzeit auf der Mitgliederversammlung in Cottbus kritisiert wurde. Die Neuauflage von 2002 sei schon besser geworden, aber noch immer nicht gut genug.

Mit einem nochmaligen Dank an den Vorstand und den Geschäftsführenden Vorstand für die gute Zusammenarbeit schließt der Vorsitzende seinen Bericht (Beifall). 


TOP 2: Bericht des Schatzmeisters 

Dr. Dallmeier erstattet als Schatzmeister des VdA seinen Rechenschaftsbericht für das Rechnungs- und Geschäftsjahr 2002. 

Er nimmt dabei zunächst Bezug auf seinen Bericht auf dem Archivtag in Trier 2002, Dort hatte er mitgeteilt, dass angesichts der Höhe der Bilanzsumme vom Steuerberater des VdA dringend angemahnt worden ist, die Buchhaltung des Verbandes zum einen mit einem professionellen Programm zu verwalten, zum anderen die bisherige Projektabrechnung der Archivtage aus steuerlichen Gründen auf das jeweilige Rechnungsjahr zu beschränken. Dies wurde nun umgesetzt. Der Vorteil ist, dass jetzt die Daten für den Steuerberater über das datev-Buchhaltungsprogramm erstellt und an den Steuerberater weitergeleitet werden. Bei der späteren Erstellung der Steuererklärungen werden so Kosten gespart. Dazu kommt, dass durch die Umstellung der Projektabrechnung auf die Jahresabrechnung nur die tatsächlichen Einnahmen aus der Archivistica bis zum 31.12. des laufenden Jahres versteuert werden müssen. Der Nachteil besteht darin, dass auf den ersten Blick nicht klar erkennbar ist, was unterm Strich tatsächlich als "plus" oder "minus" zu verbuchen ist. Dies muss vielmehr durch eine gesondert zu erstellende Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben dargestellt werden

So weist die Bilanz 2002 zum 1.1.2002 98.000 Euro aus, zum 31.12.2002 dagegen 64.000 Euro, somit auf den ersten Blick eine Minderung des Vereinsvermögens um 34 000 Euro. Dagegen stehen aber z. B. noch 22.000 Euro an ausständigen Einnahmen von den Ausstellern, die erst 2003 bezahlt wurden.

Die Umstellung der Buchhaltung wurde im Juli/August 2003 von Herrn Dipl.-Kaufmann Martin Heumann auf der Grundlage eines Werkvertrags vorgenommen. Gleichzeitig wurden Frau Wernhilt Dietel und der Schatzmeister in das Programm eingewiesen. 

Das Rechnungsjahr 2003 wurde bis zum 1. September 2003 vollständig gebucht und für den Jahresabschluss vorbereitet. Dies erbrachte folgendes Ergebnis (die Zahlen in Euro sind dabei aufgerundet; vgl. auch unten die Anlage):

Einnahmen: 

Mitgliedsbeiträge 2002: 102 000 
Mitgliedsbeiträge 1998-2005: 3 500 
Spenden: 6 000 
Publikationsverkauf: 4 400 
Teilnehmergebühren AT Trier: 41 000 
AT Trier Sonstiges: 4 800 
Archivistica Trier: 23 000 
Zinsen: 2 000 
Steuerrückerstattung: 5 000 

Ausgaben: 

PK Geschäftsstelle: 20 000
PK Archivar: 3 600
PK Schatzmeister: 3 600
PK Sonstiges: 3 500
PK Nebenkosten: 17 000
Gewerbesteuer: 15 000
Zuschüsse Landesverbände: 1 300
RK u. TK Vorstand: 16 000
RK Geschäftsstelle u.a. 2.500
AT Trier: 1 400
AT Trier Gäste Ref.: 3 000
AT Trier Sachkosten/Org.: 10 500
AT Trier PK Tagungsbüro: 2 500
AT Trier Raumkosten: 21 000
Druckkosten Publ.: 21 000
Archivistica Sachkosten: 19 000
Archivistica Personalkosten: 500
Kosten Archivar (2001): 4 000
EDV-Wartung/Bedarf: 9 000
Porto-Versandkosten: 8 000
Geschäftsstelle Sachkosten: 8 000
Steuerberater: 3 300
Bankgebühren: 800
Körperschaftssteuer 2002: 6 300
Lohnsteuer: 8 700
Körperschaftssteuer (bis incl.2001): 6 000
Umsatzsteuer: 3 000


Der Jahresabschluss 2002 wurde am 5. September 2003 von den gewählten Rechnungsprüfern Herrn Dr. Dieter Degreif und Herrn Dr. Stephan Acht, Regensburg, geprüft.

Der Schatzmeister schließt mit einem Dank an die Geschäftsstelle und seine Mitarbeiterinnen in Regensburg für die gute Zusammenarbeit (Beifall). 


TOP 3: Bericht der Rechnungsprüfer 

Dr. Degreif verliest den Bericht der Rechnungsprüfer über die Prüfung der Jahresrechnungen 2002, die er am 5. September 2003 zusammen mit Dr. Acht vorgenommen hat. 

Entgegen der bisher gepflogenen Praxis handelte es sich dabei ausschließlich um die reguläre Rechnung des Verbandes, in welche die 2002 getätigten Einnahmen und Ausgaben des Archivtages 2002 in Trier Berücksichtigung fanden, aber auch die nachträglichen Einnahmen und Ausgaben für den Archivtag 2001 in Cottbus bzw. die Vorausleistungen für den Archivtag 2003 in Chemnitz.

Die Belege, Kontenauszüge und Sparbücher erwiesen sich bei der stichprobenartigen Überprüfung als sorgfältig geführt und vollzählig. Nach pflichtgemäßer Prüfung der Unterlagen des Schatzmeisters sowie der erteilten Aufklärungen und Nachweise bestätigen die Rechnungsprüfer,

• dass die Buchführung und der Jahresabschluss 2002 den gesetzlichen Vorschriften entsprechen,

• dass die getätigten Einnahmen und Ausgaben mit der Aufstellung des Vorstands gemäß unserer Verbandssatzung zu vereinbaren sind,

• dass im Übrigen auch die wirtschaftlichen Verhältnisse des Verbandes keine wesentlichen Beanstandungen ergeben haben und

• dass sich die erstmals praktizierte professionelle Buchführung bewährt hat.

Sie beantragen daher, den Vorstand bezüglich der Jahresrechnung 2002 zu entlasten.

Zugleich empfehlen sie, dem Schatzmeister für seine aufopferungsvolle und segensreiche Tätigkeit zum Wohle des Verbands tiefen Dank und Anerkennung auszusprechen (anhaltender Beifall).


TOP 4: Entlastung des Vorstands 

Unter diesem TOP besteht zunächst die Möglichkeit zur Berichterstattung aus den Arbeitskreisen und sodann zur allgemeinen Aussprache. 

Joachim Pieper, Düsseldorf, berichtet über die Arbeit des Arbeitskreises für Archivpädagogik und Historische Bildungsarbeit, wobei er insbesondere auf die Europäische Tagung für Archivpädagogik, die vom 19. bis 21. Juni 2003 in Bocholt stattfand, und die Veranstaltung des Arbeitskreises auf dem Archivtag in Chemnitz am 30. September 2003 zum Thema "Abbild und Wirklichkeit. Fotografien in der historischen Bildungsarbeit der Archive" eingeht. Er verweist auf die Homepage des Arbeitskreises im Internet-Angebot des VdA, der sich nähere Informationen entnehmen lassen, und gibt bekannt, dass die nächste Archivpädagogenkonferenz am 18. und 19. Juni 2004 in Weingarten abgehalten wird. Sie findet dort in Verbindung im dem Südwestdeutschen Archivtag statt, der sich schwerpunktmäßig mit der Archivpädagogik befasst. Vorgesehen ist das Thema "Historische Bildungsarbeit - Herausforderungen an die Archive". 

Der Vorsitzende berichtet, dass am 30. September ein Gespräch mit den ausländischen Archivtagsteilnehmern stattgefunden hat, in dem man eine Konferenz der mitteleuropäischen Archivarsverbände im Rahmen des Internationalen Archivtags in Wien 2004 vorgesehen habe. Dort soll den nationalen Archivarsverbänden die Möglichkeit gegeben sein, sich vorzustellen. 

In diesem Zusammenhang bittet der Vorsitzende alle Arbeitskreise, Fachgruppen und Landesverbände, ihre Veranstaltungstermine frühzeitig im Internet-Angebot des VdA bekannt zu geben. 

Von der Möglichkeit der Aussprache zu TOP 1 bis 3 wird nicht Gebrauch gemacht. Auf Antrag von Dr. Jürgen Rainer Wolf, Dresden, wird der Vorstand bei Enthaltung der anwesenden Vorstandsmitglieder ohne Gegenstimme entlastet. 


TOP 5: Tag der Archive 2004

Das dafür zuständige Mitglied des Geschäftsführenden Vorstands, Dr. Ammerich, berichtet über den derzeitigen Planungsstand für den nächsten Tag der Archive. Als Termin ist der 25. September 2004 vorgesehen. Damit soll ein Turnus von zwei Jahren eröffnet werden, wobei ab 2006 der Termin im Frühjahr liegen soll. Der Aufruf zum Tag der Archive 2004 wurde im Archivar und im Internet veröffentlicht. Materialien in Gestalt eines Plakats und eines Flyers sollen ab Frühjahr 2004 gedruckt oder als Datei zur weiteren Bearbeitung vor Ort zur Verfügung stehen. Der VdA werde die überregionale Pressearbeit leisten und Bausteine für die lokale Presseberichterstattung anbieten. Im Internet-Angebot des VdA soll ein Diskussionsforum für die Vorbereitung des Tags der Archive eröffnet werden, in dem die einzelnen Aktivitäten vor Ort bekannt gegeben werden können (Beifall). 

Dr. Clemens Rehm, Karlsruhe, berichtet ergänzend über die Plakatentwürfe für den Tag der Archive, die unter seiner Federführung in Zusammenarbeit mit einem Grafiker gestaltet wurden. Dabei wurden die allgemeinen Gestaltungsmerkmale berücksichtigt, die im Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit unter der Federführung von Dr. Kretzschmar in Zusammenarbeit mit einem Grafikbüro erarbeitet und verabschiedet wurden. Diese haben sich bei der Gestaltung des Plakats als sehr geeignet erwiesen. Dr. Rehm erläutert kurz die einzelnen Entwürfe, die - zusammen mit Beispielen zu den allgemeinen Gestaltungsmerkmalen für ein "corporate design-Programm" des VdA - während des Archivtags im Foyer der Stadthalle Chemnitz ausgehängt sind, um sie den den Archivtagsteilnehmern zur Kenntnis zu geben. Besonders flexibel sei ein Plakatentwurf zu bearbeiten, bei dem unterschiedliche Archivalien - jeweils im Einklang mit dem Profil des Archivs - in einem Regal platziert werden können (Beifall). 

Der Vorsitzende berichtet über den Stand der Überlegungen, zukünftig den Tag der Archive mit dem benachbarten Ausland (Österreich, Schweiz) bzw. auf europäischer Ebene durchzuführen. Dieser Punkt sei auch in dem Arbeitsgespräch mit den ausländischen Archivtagsteilnehmern am 30. September 2003 in Chemnitz angesprochen worden. Denkbar sei insbesondere eine Kooperation mit mitteleuropäischen Archivarsverbänden. 


TOP 6: Arbeitsprojekte

Das Vorstandsmitglied Dr. Speck berichtet über den Planungsstand zu dem Projekt "Archive und Archivare in der NS-Zeit und im Nachkrieg", mit dem sich im VdA eine Arbeitsgruppe befasst hat, der neben ihm Dr. Klaus Wisotzky, Essen, und Dr. Heiner Schmitt, Mainz, angehören. Nachdem der Vorschlag zu einem solchen Projekt aus der Mitgliedschaft ergangen war, wurde aufgrund eines Vorstandsbeschlusses ein Aufruf zur Mitarbeit daran im "Archivar", im Internet-Angebot des VdA und über diverse Mailing-Listen publiziert. Im Ergebnis haben sich aus den Meldungen nach Rückfragen und Überprüfungen fast 40 Beiträge herauskristallisiert, die von der Arbeitsgruppe zu einer Tischvorlage mit zwei Alternativen für den Vorstand zusammenstellt wurden. 4 Beiträge betreffen archivfachlichen Aspekte, 5 die deutschen Archivpolitik im besetzten Ausland, 4 geraubte, beschlagnahmte und manipulierte Archive, 5 die Biografie einzelner Archivare, 6 die Stichworte "Vergangenheitsbewältigung und Reflexion der NS-Zeit", 3 staatliche Archive, 4 kommunale Archive, 6 Archive aus Kirche, Wirtschaft, Kultur und Wissenschaft. 

Ziel sei es nun, diese Beiträge schnellstmöglich in einer Tagung zu bündeln und zu publizieren, da bei einer Verzögerung ein Verlust an Glaubwürdigkeit für den VdA eintrete und die Gefahr bestehe, dass einige Beiträger nicht mehr zur Verfügung stünden. Das bisherige Verfahren habe bereits über eineinhalb Jahre beansprucht. Auf der Vorstandssitzung im November sei ein Beschluss zu fassen, der dann bekannt gegeben würde (Beifall). 


TOP 7: 75. Deutscher Archivtag 2005 in Stuttgart 

Im Namen des Oberbürgermeisters der Stadt Stuttgart spricht Dr. Roland Müller, Stadtarchiv Chemnitz, die Einladung zum 75. Deutschen Archivtag in Stuttgart aus (Beifall). 

Der Vorsitzende weist darauf hin, dass es sich bei diesem Archivtag um einen Jubiläumsarchivtag handelt und dass in Stuttgart wieder die Wahlen des Vorstands und des Vorsitzenden anstehen. 

Er gibt einen Ausblick auf die folgenden Archivtage, für die sich Essen (2006), Mannheim (2007) und Erfurt (2008) beworben haben. 


TOP 8: Verschiedenes/ Aktuelle Fragen 

Da hierzu keine Wortmeldungen erfolgen, schließt der Vorsitzende mit einem Dank an die Organisatoren des Archivtags in Chemnitz, namentlich Frau Viertel, Stadtarchiv Chemnitz (anhaltender Beifall), sowie alle Referenten, Sitzungsleiter und Berichterstatter pünktlich um 13.00 Uhr die Mitgliederversammlung (Beifall).

Der Vorsitzende                                                              Der Schriftführer

gez. Professor Dr. Volker Wahl                                         gez. Dr. Robert Kretzschmar