VdA - Verband deutscher
Archivarinnen und Archivare e.V.

Satzung VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.

Neufassung vom 25. September 2014

§ 1 Name, Zweck und Sitz des Vereins

(1) Der Verein ist ein rechtsfähiger Idealverein und führt den Namen „VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V.“

(2) Zweck des VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. (im folgenden VdA genannt) ist die Förderung von Wissenschaft, Kultur und Berufsbildung durch aktive und unmittelbare Förderung des Archivwesens und der Information im Interesse der Allgemeinheit, der Kooperation aller Archive und archivischer Einrichtungen sowie der Archivwissenschaft. Der VdA nimmt sich der gemeinsamen Sachfragen des Archivwesens an. Dem solchermaßen festgelegten Zweck dienen insbesondere folgende Maßnahmen des VdA:

  • Er formuliert archivpolitische Forderungen, reagiert auf aktuelle Entwicklungen und setzt sich dafür ein, in der Öffentlichkeit das Verständnis für die Bedeutung und die Erfordernisse des Archivwesens zu vertiefen.
  • Er leitet den zuständigen Behörden und Gremien fachliche Unterlagen für Maßnahmen auf dem Gebiet des Archivwesens zu, um die bedarfsgerechte fachliche Ausstattung und Sicherung der Archive und der archivischen Einrichtungen zu unterstützen.
  • Er vertritt die fachlichen Interessen des gesamten deutschen Archivwesens und setzt sich im Interesse der Allgemeinheit intensiv für die spartenübergreifende und überregionale Zusammenarbeit in den Archiven ein.
  • Er führt fachliche Informations- und Fortbildungsveranstaltungen auf seinen Tagungen durch.
  • Er unterstützt in seinen Fachgruppen und in seinen Arbeitskreisen die fachspezifische archivarische Arbeit durch Fachdiskussion und Informationsaustausch.
  • Er stärkt die Arbeit in den Archiven auf regionaler Ebene durch die Bildung von nichtrechtlich selbstständigen Landesverbänden.
  • Er fördert durch seine Arbeit die Umsetzung von Innovationen auf dem Gebiet des Archivwesens unter anderem durch die Unterstützung von wissenschaftlichen Projekten.
  • Er informiert die Öffentlichkeit durch eigene Fachpublikationen.
  • Er fördert durch seine Arbeit das Wissen über Archivgut als unverzichtbaren Bestandteil des kulturellen Erbes und als Grundlage historischer Erinnerung. Dazu initiiert er u.a. den bundesweiten TAG DERARCHIVE.
  • Er fördert durch seine Mitgliedschaft in internationalen Verbänden die internationalen Verbindungen und den interkulturellen Austausch. Seine Vereinsmitteilungen erscheinen in derZeitschrift „ARCHIVAR. Zeitschrift für Archivwesen“.

(3) Der VdA mit Sitz in Fulda verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. Die Körperschaft ist selbstlos tätig, sie verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Mittel der Körperschaftdürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln der Körperschaft. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

(4) Der Verein hat seinen Sitz in Fulda und ist im Vereinsregister des Amtsgerichtes Fulda eingetragen.

(5) Das Geschäftsjahr des Vereins ist das Kalenderjahr.

§ 2 Mitgliedschaft

(1) Die ordentliche Mitgliedschaft des VdA können erwerben

a) ArchivarInnen, die über eine archivfachliche Ausbildung verfügen oder sich in der archivfachlichen Ausbildung befinden,
b) sonstige hauptamtliche ArchivarInnen,
c) auf Beschluss des Gesamtvorstandes nebenamtliche LeiterInnen von Archiven und Archivverwaltungen,
d) Archive und Institutionen, die archivische Einrichtungen unterhalten.

(2) Die Aufnahme vollzieht der/die Vorsitzende aufgrund schriftlichen Antrags der BewerberIn im Einvernehmen mit dem/der Vorsitzenden derjeweiligen Fachgruppe. In Zweifelsfällen entscheidet auf Anrufung durch den/die Vorsitzende(n) der Gesamtvorstand. Zur Annahme eines Aufnahmeantrags durch den Gesamtvorstand (insbesondere in Ausnahmefällen nach Absatz 1c) ist Zweidrittelmehrheit erforderlich. Bei Ablehnung eines Mitgliedschaftsantrags ist binnen Monatsfrist nach Zugang des Ablehnungsschreibens die Berufung des/der BewerberIn an die Mitgliederversammlung zulässig.

(3) Die Mitgliedschaft erlischt
a) durch Tod;
b) durch Austritt des Mitglieds mitschriftlicher Erklärung vier Wochen vor Ende des Geschäftsjahres an die Geschäftsstelle mit Wirkung zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres;
c) durch Streichung von der Mitgliederliste, die der Gesamtvorstand beschließen kann, wenn ein Mitglied seine Beitragsverpflichtungen gegenüber dem VdA trotz dreimaliger Mahnung nicht erfüllt.
d) durch Ausschluss, den der Gesamtvorstand mit einer Mehrheit von 2/3 der anwesenden Vorstandsmitglieder beschließen kann, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn ein Mitglied grob gegen die Interessen oder die Satzung des VdA verstößt oder das Ansehen des VdA schwer schädigt.

(4) Der Ausschluss nach lit. d) ist dem Mitglied durch eingeschriebenen Brief mitzuteilen. Gegen den Beschluss des Gesamtvorstands hat das Mitglied innerhalb von vier Wochen nach Zustellung das Recht der Berufung bei der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung, die dann über den Ausschluss mit einfacher Mehrheit entscheidet. Bis zur Entscheidung der Mitgliederversammlung ruht die Mitgliedschaft. Im Falle eines Ausschlusses ist dem Mitglied vor der Beschlussfassung Gelegenheit zur Äußerung zu geben.

§ 3 Mitgliedsbeitrag

(1) Die Mitglieder sind verpflichtet, den Mitgliedsbeitrag zu entrichten.

(2) Die Höhe der Mitgliedsbeiträge der Mitglieder wird durch die Mitgliederversammlung festgesetzt. Bei bestehenden Mitgliedschaften ist der Mitgliedsbeitrag jährlich am 1. Februar fällig. Bei unterjährigen Neuaufnahmen ist der Mitgliedsbeitrag im ersten Jahr am 1. des übernächsten Monats fällig, maßgeblich für die Fristberechnung ist das Datum des Begrüßungsschreibens. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende oder auf einen Feiertag, verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den ersten folgenden Werktag. Mitglieder, deren Mitgliedsbeitrag bis zu dem jeweiligen Fälligkeitstag nicht auf dem Geschäftskonto des VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. eingegangen ist, befinden sich automatisch in Verzug.

§ 4 Ehrenmitgliedschaft

Mitglieder, die sich um den VdA oder das deutsche Archivwesen hervorragend verdient gemacht haben, können durch Beschluss der Mitgliederversammlung zu Ehrenmitgliedern ernannt werden. Ehrenmitglieder haben die gleichen Rechte wie ordentliche Mitglieder, sind jedoch von der Verpflichtung zur Beitragsleistung befreit.

§ 5 Organe, Einrichtungen und Gliederungen des Vereins

Organe des Vereins sind
- die Mitgliederversammlung,
- der Gesamtvorstand,
- der Geschäftsführende Vorstand.

Nicht rechtlich selbstständige Gliederungen des Vereins sind
- die Fachgruppen,
- die Landesverbände.
Nicht rechtlich selbstständige Einrichtungen des Vereins sind die fachgruppenübergreifenden Arbeitskreise.

§ 6 Mitgliederversammlung

(1) In jedem Geschäftsjahr soll, alle zwei Geschäftsjahre muss der/die Vorsitzende eine Mitgliederversammlung einberufen, die in der Regel mit dem Deutschen Archivtag verbunden wird. Die Einberufung hat spätestens vier Wochen vor dem Zusammentritt unter Bekanntgabe der Tagesordnung in Textform zu erfolgen. Bei Festlegung der Tagesordnung müssen Anträge von Mitgliedern, Fachgruppen, Landesverbänden und Arbeitskreisen berücksichtigt werden, wenn sie spätestens 8 Wochen vor dem Zeitpunkt der Mitgliederversammlung mit mindestens 10 Unterschriften schriftlich bei dem/der Vorsitzendengestellt werden. Diese sind in die Tagesordnung aufzunehmen. Die Mitgliederversammlung ist außerdem einzuberufen, wenn der zehnte Teil der Mitglieder die Einberufung schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt oder wenn das Interesse des Vereins es erfordert. Die Mitgliederversammlung wird vom Vorsitzenden/von der Vorsitzenden bzw. von den StellvertreterInnen in der Reihenfolge der Vertretung geleitet.

(2) Die ordnungsmäßig einberufene Mitgliederversammlung ist bezüglich der in der Tagesordnung angegebenen Punkte beschlussfähig. Die Beschlussfassung über darin nicht enthaltene Punkte wird auf die nächste Mitgliederversammlung zurückgestellt, wenn und soweit nicht einebesondere Dringlichkeit vorliegt (Dringlichkeitsantrag). Über die Feststellung der Dringlichkeit beschließt die Mitgliederversammlung mit einer Dreiviertelmehrheit der Stimmen. Eine Änderung der Satzung über einen Dringlichkeitsantrag ist ausgeschlossen.

(3) Mit einfacher Stimmenmehrheit wird von der Mitgliederversammlung
a) der/die Vorsitzende gewählt (§ 7 Abs. 1),
b) der/die SchatzmeisterIn gewählt (§ 7 Abs.2)
c) der Jahresbeitrag festgesetzt (§ 3 Abs. 2),
d) die Bestellung der Rechnungsprüfer vorgenommen und Entlastung erteilt (§ 12),
e) über alle sonstigen Punkte der Tagesordnung beschlossen, soweit nicht eine qualifizierte Mehrheit dazu nötig ist.

(4) Eine Zweidrittelmehrheit der Mitgliederversammlungist erforderlich zur
a) Ernennung von Ehrenmitgliedern (§ 4),
b) vorzeitigen Abberufung eines/einer Vorsitzenden oder eines Vorstandsmitgliedes,
c) Beschlussfassung über Satzungsänderungen (§ 13) und Auflösung des VdA (§ 15 Abs. 1),
d) Entscheidung über Berufungen gegen die Ablehnung von Mitgliedschaftsanträgen (§ 2Abs. 2).

(5) Die Mitgliederversammlung nimmt den Geschäftsbericht und die Haushaltsrechnung entgegen und erteilt nach dem Bericht der RechnungsprüferInnen jeweils gemäß Abs. 3 lit. d) Entlastung.

(6) Abwesende persönliche (§ 2 Abs. 1 lit. a), b) und c) und institutionelle/korporative (§ 2 Abs. 1 lit. d) Mitglieder können ein anwesendes Mitglied schriftlich mit der Abgabe ihrer Stimme bei den Wahlen sowie bei Beschlüssen betrauen. Ein Mitglied kann jedoch nur bis zu fünf Stimmen auf sich vereinen. Die Vollmacht ist vor Eintritt in die Mitgliederversammlung nachzuweisen.

(7) Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung werden protokolliert, vom Vorsitzenden/von der Vorsitzenden und dem/der SchriftführerInunterschrieben und im Mitteilungsblatt des VdA veröffentlicht.

§ 7 Vorsitzende(r), SchatzmeisterIn und Vorstand nach § 26 BGB

(1) Den/die Vorsitzende(n) wählt die Mitgliederversammlung aus dem Kreis der ordentlichen Mitglieder in geheimer Abstimmung auf vier Jahre. Vor dieser Wahl nimmt die Mitgliederversammlung den Ausgang der Wahlen nach § 8 Abs. 2 zur Kenntnis. Eine einmalige Wiederwahl ist möglich. Scheidet der/die Vorsitzende vorzeitig aus, so ist ein(e) NachfolgerIn für den Rest der Wahlperiode durch den Gesamtvorstand zu wählen.

(2) Den/die SchatzmeisterIn wählt die Mitgliederversammlung aus dem Kreis der ordentlichen Mitglieder in geheimer Abstimmung auf vier Jahre. Eine Wiederwahl ist unbeschränkt möglich. Scheidet der/die SchatzmeisterIn vorzeitig aus, so ist ein(e) NachfolgerIn für den Rest der Wahlperiode durch den Gesamtvorstand zu wählen.

(3) Der Vorstand im Sinne des § 26 BGB besteht aus dem/der Vorsitzenden, dem/der ersten stellvertretenden Vorsitzenden und dem/der zweiten stellvertretenden Vorsitzenden. Jedes Vorstandsmitglied ist einzeln zur Vertretung berechtigt. Im Innenverhältnis wird bestimmt, dass der/die erste stellvertretende Vorsitzende von seinem/ihrem Einzelvertretungsrecht nur Gebrauch machen darf, wenn der/die Vorsitzende verhindert ist und dass der/die zweite stellvertretende Vorsitzende von seinem/ihrem Einzelvertretungsrecht nur Gebrauch machen darf, wenn sowohl der/die Vorsitzende als auch der/die erste stellvertretende Vorsitzende verhindert sind.

(4) Dem/der Vorsitzenden obliegt die Einberufung und Leitung der Sitzungen des Gesamtvorstandes. Er/Sie führt die laufenden Geschäfte des VdA in Übereinstimmung mit den Beschlüssen des Gesamtvorstandes und der Mitgliederversammlung. Er/Sie ist dem Gesamtvorstand für seine/ihre Handlungen auskunftspflichtig und dem Verein rechenschaftspflichtig.

(5) Der/die Vorsitzende wird bei der Führung der laufenden Geschäfte vom Geschäftsführenden Vorstand unterstützt. Näheres regelt eine Geschäftsordnung, die vom Gesamtvorstand erlassen wird.

(6) Dem/der Vorsitzenden ist der/die GeschäftsführerIn unterstellt. Die Geschäftsstelle unterstützt die Organe, Einrichtungen und Gliederungen des VdA.

§ 8 Gesamtvorstand und Geschäftsführender Vorstand

(1) Der Gesamtvorstand besteht aus dem/der Vorsitzenden, dem/der SchatzmeisterIn und aus je fünf Vertretern der Fachgruppen 1 und 2, drei Vertretern der Fachgruppe 7, je zwei Vertretern der Fachgruppen 3, 5, 6 und 8 und einem Vertreter der Fachgruppe 4.

(2) Jede Fachgruppe wählt aus ihrer Mitte ihre bzw.ihren VertreterIn für den Gesamtvorstand in geheimer Abstimmung mit einfacher Mehrheit auf vier Jahre. Bei Freiwerden eines Vorstandssitzes vor Ablauf der vierjährigen Amtszeit rückt für den Rest der Amtszeit das bei der Fachgruppenvorstandswahl mit der nächst höheren Stimmenzahl gewählte Mitglied nach. Ist die Zahl der nachrückenden Mitglieder erschöpft, wählt die jeweilige Fachgruppe für den Rest der Amtszeit einen neuen Vertreter.

(3) Der Gesamtvorstand übernimmt die Geschäfte des VdA mit dem Ersten des übernächsten Monats nach erfolgter Wahl. Er bestimmt aus seiner Mitte mit einfacher Mehrheit den/die erste(n) und den/die zweite(n) stellvertretenden Vorsitzenden, den Schriftführer sowie die weitere Geschäftsverteilung im Geschäftsführenden Vorstand. Die Vereinigung mehrerer Ämter in einer Hand ist unzulässig. Die Vertretungsmacht des alten Gesamtvorstands dauert über die Amtszeitvon vier Jahren hinaus bis zur Neuwahl eines neuen Gesamtvorstandes.

(4) Der Geschäftsführende Vorstand besteht aus dem/der Vorsitzenden, dem/der ersten stellvertretenden Vorsitzenden, dem/der zweiten stellvertretenden Vorsitzenden, dem/der SchatzmeisterIn und dem/der SchriftführerIn.

(5) Der Gesamtvorstand führt die Geschäfte des VdA. Ihm obliegen insbesondere Vorbereitung und Durchführung der Deutschen Archivtage, Aufnahme und Ausschluss von Mitgliedern. Er beruft die Mitgliederversammlung ein und legt die Tagesordnung fest (§ 6 Abs. 1). Die Geschäftsführung kann auch einem/einer hauptamtlich angestellten GeschäftsführerIn übertragen werden.

(6) Der Gesamtvorstand ist bei Anwesenheit der Hälfte seiner Mitglieder beschlussfähig. Er entscheidet mit einfacher Mehrheit, bei Abstimmungen über Aufnahme und Ausschluss von Mitgliedern mit Zweidrittelmehrheit (§ 2 Abs. 2 und 3); bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des/der Vorsitzenden. Bei Verhinderung kann ein Mitglied des Gesamtvorstandes seine Stimme durch schriftliche Erklärung einem anderen Mitglied des Gesamtvorstands übertragen. Ein Mitglied des Gesamtvorstandes kann jedoch nur bis zu zwei Stimmen auf sich vereinen.

§ 9 Fachgruppen

(1) Innerhalb des VdA bilden die Archivarinnen und Archivare folgende Fachgruppen:
1:   Staatliche Archive,
2:   Kommunale Archive,
3:   Kirchliche Archive,
4:   Herrschafts- und Familienarchive,
5:   Wirtschaftsarchive,
6:   Archive der Parlamente, politischen Parteien, Stiftungen und Verbände,
7:   Medienarchive,
8:   Archive der Hochschulen sowie wissenschaftlicher Institutionen.

(2) Die Fachgruppen halten ihre Sitzungen in der Regel im Zusammenhang mit dem Deutschen Archivtag bzw. der Mitgliederversammlung des VdA ab. Sie können jedoch auch gesonderte Sitzungen einberufen. Aufgabe der Fachgruppen ist die Erörterung und Behandlung besonderer Probleme des Fachgruppenbereichs. Die Fachgruppenvorstände können zu besonderen Problemen der Fachgruppe Anträge an den Gesamtvorstand und an die Mitgliederversammlung richten.

(3) Eine Fachgruppe kann mehrere Arbeitsgemeinschaften umfassen.

§ 10 Landesverbände

Zur Pflege eines festen Zusammenhaltes unter den Mitgliedern sowie zur Förderung der Vereinszwecke nach § 1 Abs. 2 Satz 1 auf Länderebene können sich die Mitglieder innerhalb eines Landes aus den verschiedenen Fachgruppen zu nicht rechtlich selbstständigen Landesverbänden zusammenschließen. Gemeinsame Landesverbände für mehrere Länder sind möglich, müssen aber zuvor vom Gesamtvorstand genehmigt werden. Einem Landesverband kann nur zugeordnet werden, wer Mitglied im VdA ist. Die regionale Zuordnung zu einem Landesverband richtet sich während der aktiven Dienstzeit nach dem Ort des Arbeitsplatzes des Mitglieds. Die Vorsitzenden der Landesverbände arbeiten im Einvernehmen mit dem Vorstand und unterrichten diesen fortlaufend über ihre Tätigkeit. Die Landesverbände sind den Entscheidungen der Mitgliederversammlung und des Gesamtvorstandes weisungsgebunden.

§ 11 Ausschüsse und Arbeitskreise

(1) Zur Vorbereitung und Unterstützung der Arbeit des Gesamtvorstands kann dieser Ausschüsse aus seiner Mitte einrichten, deren LeiterInnen vom Gesamtvorstand benannt oder bestätigt werden.

(2) Auf Antrag aus der Mitgliedschaft kann der Gesamtvorstand zu bestimmten Themen fachgruppenübergreifende Arbeitskreise einrichten, deren Mitglieder dem VdA angehören müssen. Sie legen dem Gesamtvorstand ihr Arbeitsprogramm vor und berichten der Mitgliederversammlung über ihre Tätigkeit. Die Arbeitskreise wählen sich einen/eine LeiterIn, der/die der Bestätigung des Gesamtvorstands des VdA bedarf.

(3) Ein neugewählter Gesamtvorstand entscheidet über die Fortführung von Ausschüssen und Arbeitskreisen.

§ 12 Rechnungsprüfung

Die Mitgliederversammlung bestimmt zur Prüfung der Rechnungen des VdA auf vier Jahre je zwei PrüferInnen und StellvertreterInnen, die dem VdA, jedoch nicht dem Gesamtvorstand angehören. Sie prüfen die sachliche Richtigkeit der Buchhaltung. Die Entlastung der Mitglieder des Gesamtvorstands erteilt die Mitgliederversammlung.

§ 13 Satzungsänderungen

Anträge des Vorstandes oder einzelner Mitglieder auf Satzungsänderungen sind den Mitgliedern rechtzeitig mit der Tagesordnung gemäß § 6 Abs. 1 im Wortlaut bekannt zu geben. Satzungsänderungen beschließt die Mitgliederversammlung.

§ 14 Geschäftsstelle

(1) Der Verein unterhält eine Geschäftsstelle mit hauptamtlich angestellten MitarbeiterInnen, die den Gesamtvorstand bei der Erledigung seiner Aufgaben unterstützt. Der Gesamtvorstand entscheidet über die räumliche und personelle Ausstattung der Geschäftsstelle.

(2) Der/die GeschäftsführerIn ist für die ordnungsgemäße Abwicklung der laufenden Angelegenheiten zuständig und an die Beschlüsse der Mitgliederversammlung sowie des Gesamtvorstandes gebunden. Der/die GeschäftsführerIn übt die Arbeitgeberfunktion (insb. Einstellung und Entlassung) gegenüber den MitarbeiterInnen aus, er/sie ist diesen weisungsberechtigt.

(3) Der/die GeschäftsführerIn ist dem/der Vorsitzenden gegenüber weisungsgebunden und rechenschaftspflichtig.

(4) Der/die GeschäftsführerIn ist Angestellte(r) des Vereins. Das rechtliche Binnenverhältnis regelt ein Anstellungsvertrag oder das Arbeitsrecht. Zuständig für den Abschluss des Anstellungsvertrages ist der/die Vorsitzende auf Beschluss des Gesamtvorstandes.

(5) Der/die GeschäftsführerIn hat bei Mitgliederversammlungen, Sitzungen des Gesamtvorstandes und des Geschäftsführenden Vorstandes Anwesenheitspflicht. Das Anwesenheitsrecht beinhaltet ein Rederecht, jedoch kein Stimmrecht.

§ 15 Auflösung des Vereins, Verfügungen über das Vereinsvermögen

(1) Die Auflösung des Vereins muss von einer zu diesem Zweck einberufenen Mitgliederversammlung mit Zweidrittelmehrheit beschlossen werden.

(2) Bei Auflösung oder Aufhebung der Körperschaft oder bei Wegfall der steuerbegünstigten Zwecke fällt das Vereinsvermögen zu gleichen Teilen an die Archivschule Marburg – Hochschule für Archivwissenschaft, die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns und die Fachhochschule Potsdam. Die vorhandenen Vermögenswerte und die künftigen Erträge aus den Publikationen des VdA im Sinne des gemeinnützigen Vereinszwecks sind unmittelbar und ausschließlich für die archivarische Aus- und Weiterbildung zu verwenden.