Themen waren u. a. die Situation in den Archivarsverbänden, Nachwuchsfragen, der Stand der Archivierung elektronischer Unterlagen, der Digitalisierung und Vernetzung über Archivportale sowie natürlich Überlegungen zur konkreten Zusammenarbeit.

Die tschechische Archivarsgesellschaft hat aktuell rund 600 Mitglieder und organisiert mit ihrem 13-köpfigen Vorstand alle zwei Jahre eine dreitägige Konferenz. Es gibt auch fünf Studierenden-Sektionen, die unterschiedlich aktiv sind. Zu den schon vor 1989 existierenden Lehrstühlen für Archivwesen in Prag und Brno (Brünn) kamen nach 1989 die Ausbildungsstätten in České Budějovice (Budweis), Olomouc (Olmütz) und Hradec Králové (Königgrätz) hinzu (jeweils fünfjähriges Studium). Angesichts der niedrigen Arbeitslosigkeit in Tschechien und der geringen Entlohnung im öffentlichen Dienst geht allerdings nur ein sehr kleiner Teil der Absolventen nach Abschluss des Studiums in ein öffentliches Archiv.

Das tschechische Archivwesen ist anders strukturiert als das deutsche: Es gibt nur fünf Stadtarchive, für alle anderen Kommunen übernehmen die staatlichen Gebietsarchive die Archivierung. Die Archivierung elektronischer Unterlagen erfolgt dann über das elektronische Magazin des Nationalarchivs in Prag. Bei den Gebietsarchiven wurde schon früh mit der Digitalisierung von analogem Archivgut begonnen; sie konzentrierte sich zunächst auf Quellen, die in hohem Maße seitens der Familienforschung nachgefragt werden. In den Gebietsarchiven gibt es Stellen für die inhouse-Digitalisierung, externe Vergabe findet in der Regel nicht statt. Allerdings gibt es kein übergreifendes Archivportal und in den Gebietsarchiven sind verschiedene IT-Systeme im Einsatz.

Im Ergebnis der gemeinsamen Überlegungen zu nächsten konkreten Schritten der Zusammenarbeit stehen zwei Vorhaben: zum Einen die Organisation eines Exkursionstermins der tschechischen Archivgesellschaft nach Sachsen im Herbst 2020, zum Zweiten die Durchführung einer gemeinsamen archivfachlichen / geschichtswissenschaftlichen Fachtagung mit Bezug zur UNESCO-Welterbestätte Montanregion Erzgebirge/Krušnohoří. Die Montanregion, bestehend aus 22 Teilgebieten, 17 davon in Deutschland (Sachsen) und fünf in Tschechien (Karlovy Vary, Ústí nad Labem) wurde 2019 in das UNESCO-Weltkulturerbe aufgenommen.

Das offizielle Programm wurde durch eine kurze, instruktive Führung durch das Archiv der Karlsuniversität in Prag (Karolinum) abgeschlossen. Der Vorstand des Landesverbandes Sachsen im VdA möchte Herrn Marek Ďurčanský als Gastgeber vor Ort sowie Karel Halla und Martin Myšička für die Initiative, inhaltliche Vorbereitung und Gastfreundschaft herzlich danken!

Ziel des Gesprächs war es den Kontakt zwischen den benachbarten Ländern auf eine neue Basis zu stellen und Möglichkeiten der Intensivierung auszuloten. Der gemeinsame Austausch über die unterschiedlichen Strukturen der Archivlandschaft und -verwaltung birgt Potential für eine weitere konstruktive Zusammenarbeit. Die Kolleginnen und Kollegen aus den grenznahen Regionen signalisierten Ihrerseits ein großes Interesse an einem weiteren Austausch.

Es wurde vereinbart, die bisherige regelmäßige Teilnahme von Vertretern der Vorstände der Archivverbände aller drei Länder an den jeweiligen Archivtagen  beizubehalten. In Sachsen und Tschechien finden die Archivtage aller zwei Jahre statt und in Polen gibt es aller fünf Jahre einen polnischen Archivkongress. Der sächsische Archivtag findet vom 03.-05.05.2017 in Dresden, der tschechische Archivtag vom 25.-27.04.2017 in Reichenberg und der polnische Kongress vom 20.-23.09.2017 in Kielce statt. Gegenseitige Einladungen wurden mündlich bereits ausgesprochen.

Zusätzlich wurde vereinbart, mittels jährlicher Treffen von Vertretern der Vorstände der Fachverbände den Kontakt lebendig zu halten, was dem Informations- und Erfahrungsaustausch dienen und zur Abstimmung organisatorischer Fragen beitragen soll. Eine nächste Zusammenkunft wurde für Ende Mai/ Anfang Juni 2017 in Breslau verabredet.

Zur tieferen Gestaltung der Kontakte wird angestrebt, auf gemeinsamen Workshops Beratungen über archivische Probleme zu führen und dabei genügend Raum für kollegiale Gespräche einzuräumen. Das Kennenlernen anderer Archive über die eigenen Grenzen hinweg soll dabei selbstverständlich wichtige Impulse für die eigene Arbeit geben. Die organisatorische Vorbereitung stellt hinsichtlich der unterschiedlichen Sprachkenntnisse und der zu berücksichtigenden Kosten allerdings einige Herausforderungen an alle beteiligten Partner. Für das Frühjahr 2018 wurde ein möglicher Workshop in Bunzlau/ Polen grob diskutiert.

Insgesamt kann das Treffen als ein Erfolg verbucht werden, der die Zusammenarbeit in den o.g. Zielrichtungen sicherlich intensivieren wird.

Die Initialzündung für das Treffen ging von der Vorsitzenden der Tschechischen Archivgesellschaft, Frau Dr. Marie Ryantová aus, die die sächsischen Kollegen nach drei bislang vom Landesverband Sachsen organisierten Sächsisch-Böhmischen Archivarstreffen (im Rahmen des Sächsischen Archivtages) nach Tschechien eingeladen hatte. Die sächsischen Archivarinnen und Archivare wurden durch Kolleginnen und Kollegen aus dem Sächsischen Staatsarchiv, dem Stadtarchiv Leipzig, dem Archivverbund Bautzen sowie dem Universitätsarchiv Chemnitz vertreten. Sie erlebten mit einem Stadtrundgang in Děčỉn, dem Blick in das Staatliche Gebietsarchiv Leitmeritz, Zweigstelle Děčỉn und in das Staatliche Kreisarchiv Děčỉn sowie den Vorträgen am Samstag ein sehr abwechslungsreiches Programm. Dabei wurden die sächsischen Archivarinnen und Archivare von überaus herzlichen Gastgebern umsorgt, die die Fragen der Gäste zu den Strukturen des tschechischen Archivwesens sowie den Aufgaben und Problemen der Kollegen vor Ort geduldig beantworteten. Dabei erfuhren die sächsischen Gäste viel Wissenswertes und es kam sehr schnell ein kollegialer Austausch zu Stande.

Die Vorträge am Samstag, dank der finanziellen Unterstützung durch den Deutsch-Tschechischen Zukunftsfond alle simultan gedolmetscht, behandelten vor allem die Quellen zur Geschichte Böhmens in deutschen und tschechischen Archiven. Eingeleitet wurde die Tagung durch Grußworte von Frau Ryantová und Frau Richter-Laugwitz als Vertreterinnen der Archivverbände sowie vom Direktor der Archivverwaltung in Prag, Dr. Babicka, und vom Direktor des Staatlichen Gebietsarchivs Leitmeritz, Dr. Poloncarz. Von deutscher Seite steuerte Dr. Peter Wiegand, Sächsisches Staatsarchiv, Hauptstaatsarchiv Dresden, eines sehr interessanten Vortrag zur kartographischen Überlieferung Nordböhmens im Hauptstaatsarchiv Dresden bei. Inhaltlich waren die Oberlausitz und das Erzgebirge - als geographisch unmittelbar an Tschechien angrenzende Gebiete - Schwerpunkte der Ausführungen.