Selbstorganisation im Archivalltag. Bericht vom Workshop des VdA-Landesverbandes Sachsen am 29. August 2018
Bericht: Thekla Kluttig
Im Februar 2017 erbrachte eine Online-Umfrage des VdA-Landesverbandes Sachsen unter sächsischen Archiven, das gut zwei Drittel der Archive mit einer sehr geringen personellen Ausstattung von nur bis zu zwei Personalstellen auskommen müssen. Der Vorstand des LV beschloss daraufhin, einen Workshop zu organisieren, der sich gezielt an Archivarinnen und Archivare aus kleinen Archiven (mit maximal zwei Beschäftigten) richtete. Als Mit-Veranstalterin konnte die Stadtverwaltung Eilenburg gewonnen werden, die einen gut geeigneten Veranstaltungsraum im Gebäude der Freiwilligen Feuerwehr Eilenburg zur Verfügung stellte. Die Stadtarchivarin von Eilenburg, Maren Worrich, und die Auszubildende Tina Kniesche übernahmen die Organisation vor Ort und schufen sehr gute Rahmenbedingungen, wofür auch an dieser Stelle herzlich gedankt sei!
Besonders freute sich der Vorstand des VdA-LV Sachsen, dass mit Herrn Prof. Dr. Mario Glauert vom Brandenburgischen Landeshauptarchiv ein Dozent gewonnen werden konnte, der fachliche Kompetenz mit didaktischem Erfahrungswissen verbindet. Der praxisnahe Ansatz des Workshops "Selbstorganisation im Archivalltag. Aufgaben prüfen, Schwerpunkte setzen, Abläufe verbessern" fand denn auch großes Interesse: Die 16 Plätze waren deutlich vor Ablauf der Anmeldefrist ausgebucht. Der Teilnehmerkreis war weit gespannt: Neben Kommunalarchiven waren auch Medien-, Wirtschafts- und Wissenschaftsarchive vertreten, darunter auch zwei Archive aus Thüringen.
Der erste inhaltliche Block war den Aufgaben im Archiv gewidmet. Was gehört alles dazu? In mehreren Runden wurden die Aufgaben zusammengetragen, ergänzt und differenziert. Wie weit und anspruchsvoll das Spektrum ist, zeigen die Aufgabenkataloge, die der VdA-Unterarbeitskreis „Archivarische Fachaufgaben“ erarbeitet hat. Es ist bei realistischer Einschätzung des Machbaren völlig klar, dass Prioritäten gesetzt werden müssen. Aber wo?
Um eine Grundlage für weitere Entscheidungen zu haben, hilft das Wissen darüber, wo man mit seinem Archiv steht. Im zweiten Block wurde das ganz praktisch erfahrbar: Anhand von elf Kennzahlen ordneten sich alle Teilnehmer ein - in der Reihenfolge ihrer Werte, aus denen jeweils der Durchschnitt ermittelt wurde. Ein Beispiel: Gefragt war nach der durchschnittlichen jährlichen Anzahl der schriftlichen Auskünfte (an Benutzer, Verwaltung etc.). Das Spektrum reichte von "1" [sic!] bis 600, als Durchschnitt unter den 16 Teilnehmer/innen ergaben sich 150 Anfragen. In diesem Block gab es viele "aha-Effekte" und natürlich Gespräche darüber, wie es zu den Werten kommt (und welche Kennziffern für eine Vermittlung von Bedarfen an Entscheidungsträger wichtig sind).
Der dritte Block diente der Selbsterkenntnis: Wie ist die eigene Arbeitszeit im jährlichen Durchschnitt prozentual auf Aufgaben verteilt? 100 Prozent waren (konkret in Gestalt von 100 Cent-Münzen) zu verteilen - wo entstehen große Stapel, wo kleine? Welche Aufgaben sind "Zeitfresser"? Im nächsten Schritt bekamen alle Teilnehmer/innen 20 zusätzliche Cent (Prozent Arbeitszeit) "geschenkt". Eine herrliche Situation: 20 Prozent mehr Zeit zur Verfügung! Wo setzt man diese ein? Was ist wichtig? Welcher Stapel wird noch größer (also: für welche Aufgabe nimmt man sich mehr Zeit), welcher Aufgabe widmet man sich zusätzlich? Dann aber die Ernüchterung: Nun ging es um eine Kürzung, 40 Cent waren einzusparen. Bei welchen Aufgaben streicht man - überall ein bißchen? Oder zieht man deutlichere Konsequenzen und richtet die Tätigkeit strategisch neu aus? Kurz: Wie priorisiert man die eigenen Aufgaben?
Der letzte Block schließlich diente dem Erfahrungsaustausch zur Alltagspraxis: Wie können Arbeitsabläufe verbessert werden, um fehlende (eigene) Zeit zu kompensieren? Welche Steuerungsmöglichkeiten gibt es (Aufgaben, Personal, Haushaltsmittel)? Welche Erfahrungen gibt es z. B. mit Drittkräften, worauf ist zu achten, damit ein gutes Aufwand-Nutzen-Verhältnis entsteht? Hier wurde deutlich, wie hilfreich schon der schlichte Informations- und Erfahrungsaustausch innerhalb der Vergleichsgruppe der Ein-Personen-Archive sein kann. Aus Sicht der Berichterstatterin ist daher durchaus zu überlegen, ob nicht - ähnlich wie im Berufsverband Information Bibliothek e. V. - gezielt Angebote für Ein-Personen-Archive entwickelt werden sollten.
Der Vorstand des Landesverbandes Sachsen im VdA hat mit der Organisation des Workshops die Hoffnung verbunden, dass den Teilnehmenden die Möglichkeit gegeben wird, die spezifischen Leistungen und Handlungsbedarfe ihrer (kleinen) Archive zu erkennen und konkrete Ziele und Maßnahmen für ihre künftige archivische Praxis mitzunehmen. Die sehr positive Resonanz am Ende des Workshops sieht diese Hoffnung als erfüllt an. Der Vorstand dankt Mario Glauert und allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern des Workshops für die offene, konstruktive und oft auch heitere Arbeitsatmosphäre und wünscht gutes Gelingen bei der Umsetzung der Erkenntnisse im Archiv-Alltag!