Damit würdigt die Jury vor allem das Engagement seiner jungen Leiterin Frau Anne Hey, die seit ihrem Dienstantritt 2005 das Stadtarchiv Heiligenstadt zu einem geachteten Bürgerarchiv und einem viel besuchten Haus der Geschichte entwickelt hat. Grundstein dieses Erfolgs war und ist eine enge Partnerschaft mit der Lokalpresse, über die Frau Hey ihre Ideen und Projekte immer wieder an die lokale Öffentlichkeit trägt. In einem Aufruf bat sie im Sommer 2012 die Bürgerinnen und Bürger ihrer Stadt gemeinsam „Ein Bildarchiv für Heiligenstadt“ aufzubauen. Das Echo war überwältigend. Durch regelmäßige Berichterstattung in der Presse informierte Frau Hey über den steten Fortgang des Sammelns, erläuterte die sogleich vorgenommenen archivischen Erschließungsarbeiten und äußerte konkrete Wünsche, um noch vorhandene Lücken in der Bildüberlieferung zu füllen.

Bereits Anfang 2013 lud die junge Stadtarchivarin zu öffentlichen Vorträgen ein und präsentierte einer breiten Öffentlichkeit die bis dahin gesammelten Zeugnisse, was zu weiteren Schenkungen, Depositen und Leihgaben führte. In einem steten Dialog mit der geschichtsinteressierten Bürgerschaft - diese wurde immer wieder gebeten, bei der Ermittlung von Fotoinhalten und Datierungen zu helfen - ist es dem Stadtarchiv gelungen, ein Bildarchiv mit über 4.000 Fotos aufzubauen. Zur Bewältigung dieser Aufgabe stützte sich Frau Hey auf eine ganze Reihe ehrenamtlicher Kräfte, die sie zu langfristiger Mitarbeit hat gewinnen können. Ihre Presseoffensive „Fotos für unser Stadtarchiv“, durch und mit der Bürgerschaft Heiligenstadts gemeinsam realisiert, ist vorbildlich und kann zur Nachahmung ausdrücklich empfohlen werden.

Mit Blick auf das bevorstehende Jubiläum zum 100. Jahrestag des Ausbruchs des Ersten Weltkriegs setzte das Stadtarchiv 2013 seine erfolgreichen Sammelaufrufe fort und konnte so wichtige Zeugnisse, namentlich Feldpostkarten, erwerben bzw. digital sichern. In einer Ausstellung präsentierte das Stadtarchiv diese neue Sammlung, bediente also auch hier umgehend das öffentliche Interesse und sicherte sich zugleich wieder eine hohe Medienpräsenz vor Ort.
   
Nicht nur hinsichtlich der Quantität ihrer Pressearbeit, sondern auch qualitativ setzt Frau Hey neue Maßstäbe in der Berichterstattung. Gegen das immer noch gängige Klischee vom „verstaubten Archiv“ präsentiert sie ihr Haus als eine moderne, offene und bürgerfreundliche Einrichtung, die jedem an Geschichte Interessierten offen steht, ein Angebot, das nicht allein auf Erwachsene, sondern ausdrücklich auch auf Kinder abzielt. Mit der Artikelserie „Das kleine EinmalEichsfeld. Heimatkunde aus dem Heiligenstädter Stadtarchiv für junge Leser“ wurden einmal mehr neue Wege beschritten, die das Stadtarchiv zu einer wichtigen kulturellen Adresse für die Bürgerinnen und Bürger machen.

Um die Zivilgesellschaft zu dokumentieren sind Zeugnisse aus privater Hand unentbehrlich. Kein modernes Stadtarchiv, das diesen Namen verdient, versteht sich heute nur noch als Behördenarchiv, sondern bemüht sich um die Dokumentation des gesellschaftlichen Lebens in ganzer Breite. Wie man dies kreativ angeht, dafür ist das Stadtarchiv Heiligenstadt ein in vielerlei Hinsicht nachahmenswertes Beispiel.
  
Einen erheblichen Beitrag zu dieser erfolgreichen Entwicklung hat dabei der Träger des Archivs geleistet. Die Stadt (17.000 Einwohner) hat zwischen 2008 und 2010 große Anstrengungen unternommen, um für ihre historische Überlieferung aus eigener Kraft einen Archivneubau zu errichten, der modernen Standards entspricht. Dieses vorbildliche Bekenntnis der Stadt Heiligenstadt zu ihrer Geschichte empfindet die Jury ebenfalls als preiswürdig.