1. Allgemein

Die Veranstaltung trägt den Namen ARCHIVISTICA 2026 - Fachmesse für Archivtechnik.

Veranstaltet wird oben genannte Fachmesse vom VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. mit Sitz in Fulda (VR 2212 - Amtsgericht Fulda), im Folgenden Veranstalter genannt.

Postanschrift der Geschäftsstelle: Wörthstraße 3 in 36037 Fulda. Ein Nutzungsrecht der Veranstaltungsfläche liegt durch den mit der Stadt Hof geschlossenen Nutzungsvertrag vor. Ergänzend gelten die Hausordnung sowie die Allgemeinen Miet- und Sicherheitsbestimmungen der Freiheitshalle Hof in der jeweils gültigen Fassung.

2. Anmeldung

Die Buchung des Ausstellungsstandes auf der „ARCHIVISTICA 2026 – Fachmesse für Archivtechnik“ erfolgt ausschließlich durch die Online-Maske auf der Homepage www.archivistica.de. Mit der verbindlichen Buchung akzeptiert der Anmelder die Messe- und Ausstellungsbedingungen ARCHIVISTICA 2026 in Hof (Saale). Ein Konkurrenzausschluss kann weder beantragt noch durch den Veranstalter zugestanden werden.

In Anmeldungen aufgeführte Bedingungen, insbesondere Zahlungsbedingungen oder Vorbehalte, die von den Anmeldeformularen abweichen, gelten nicht als vereinbart.

3. Zulassung / Annahme des Vertrages / Rücktritt / Stornierung

3.1 Zustandekommen des Vertrages

Der Vertrag kommt zustande mit der Online-Buchung durch den Aussteller und der Bestätigung des Veranstalters.

3.2 Rücktrittsrecht des Veranstalters

Der Veranstalter ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn ohne Zustimmung des Veranstalters Untervermietung oder Weitergabe des Ausstellungsstandes an Dritte erfolgt.

3.3 Widerruf der Anmeldung / Nichtteilnahme

Der Erhalt der Rechnung ist zugleich die offizielle Zulassung des Veranstalters zur Ausstellung. Zieht der Aussteller vor Erhalt der Rechnung/Zulassung die Anmeldung zurück, sind 30 % der gebuchten Leistungen sofort fällig.

3.4 Stornierung

Stornierungen sind schriftlich an die Geschäftsstelle des VdA zu senden. Eine Kündigung des Vertrages gilt als ordnungsgemäß erfolgt, wenn sie per Einschreiben übersandt wird.

Kündigt der Aussteller (Auftraggeber) aus anderen Gründen als Säumnis, Verletzung der Sorgfalt oder Zuwiderhandlung, hat dieser alle zahlbaren Kosten für die Posten, die Bestandteil der Buchung sind, zu tragen. Dem Veranstalter sind alle bis zum Datum der Kündigung im Zusammenhang mit der Planung der Tagung entstandenen Auslagen sowie alle vorhersehbaren unvermeidlichen Kosten, die aus der Kündigung des Ausstellers oder dessen Sponsoring-Tätigkeit resultieren könnten, zu erstatten.

Die Stornierungskosten betragen:
Stornierung bis 30. Juni 2026: 50 % des Rechnungsbetrags
Stornierung ab dem 1. Juli 2026: 100 % des Rechnungsbetrags

Dem Aussteller bleibt der Nachweis vorbehalten, dass dem Veranstalter kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist. Der Veranstalter ist berechtigt, die frei gewordene Standfläche anderweitig zu vergeben.

Erscheint der Aussteller (Auftraggeber) ohne triftigen Grund nicht zur Fachmesse und werden die angeforderten Leistungen nicht benötigt, ist der Aussteller (Auftraggeber) dennoch verpflichtet, den Betrag gemäß der Stornierungsbestimmungen zu bezahlen.

4. Mehrere Mieter, Überlassung des Standes an Dritte, Untervermietung

Der Aussteller (Auftraggeber) ist nicht berechtigt, ohne Genehmigung des Veranstalters den gemieteten Stand ganz oder teilweise an Dritte unterzuvermieten oder sonst zu überlassen. Eine ohne Zustimmung erfolgte Aufnahme eines Mitausstellers berechtigt den Veranstalter, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos aufzukündigen und den Stand auf Kosten des Ausstellers (Auftraggebers) räumen zu lassen.
Ansonsten gelten die Regelungen unter Punkt 3.3. Die Aufnahme eines Mitausstellers hat der Aussteller (Auftraggeber) zeitgleich mit der Anmeldung schriftlich beim Veranstalter zu beantragen. Im Falle der genehmigten Untervermietung wird pro untervermieteten Aussteller ein Mitausstellerentgelt in Höhe von 30 % des Rechnungsbetrags fällig. Der Hauptmieter haftet dem Veranstalter für alle anfallenden Mieten und Kosten. Mitaussteller sind alle Firmen, die neben dem Hauptmieter den Stand mitbenutzen und sei es nur durch indirekte Werbung, wie Werbetafeln, Flyer oder audiovisuelle Medien. Sie gelten auch dann als Mitaussteller, wenn sie zum Hauptmieter enge wirtschaftliche oder organisatorische Bindungen haben. In Zweifelsfällen entscheidet der Veranstalter. Das Mitausstellerentgelt bleibt auch bestehen, wenn der Mitaussteller nicht an der Veranstaltung teilnimmt.

5. Mieten und Kosten

5.1 Standmiete

Preis Standfläche € 240,- (netto) /qm

5.2 Sonstige Kosten

• Strom: Preis 1 Stck. (230 V) inkl. Stromverbrauch für drei Ausstellungstage pro Ausstellungsstand € 115,- (netto)
• Nebenkosten: Preis € 14,50 (netto) / qm: WLAN-Zugang im Ausstellungsbereich der Freiheitshalle Hof, Energieverbrauch (Heizung, Klima/Lüftung, allgemeine Hallenbeleuchtung), Versicherung, Reinigung (Verkehrswege Ausstellungsbereich)

5.3 Konkurs-/Vergleichsfall

Von Eröffnung eines Konkurs- und Vergleichswerteverfahrens über das Vermögen des Ausstellers ist der Veranstalter sofort zu unterrichten.

6. Zahlungsbedingungen

Mit der Zusendung der Rechnung / Zulassung stellt der Veranstalter 100 % des Gesamtbetrags in Rechnung. Eine Anzahlung in Höhe von 50 % des Gesamtbetrags ist innerhalb von 14 Tagen zur Zahlung fällig. Die restlichen 50 % werden 10 Tage nach Veranstaltungsende zur Zahlung fällig.

7. Standplatz

Der Standplatz auf der Fachmesse wird vom Aussteller selbst über die Online-Buchungsmaske gewählt.

Der Veranstalter ist verpflichtet, Änderungen der Lage, der Art oder Maße des Standes dem Aussteller unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

8. Standausstattung/Sonderleistungen

Der Standbau kann durch Messebaufirmen nach Wahl durchgeführt werden. Mobiliar und Teppiche können bei den Messebaufirmen bestellt werden. Informationen zu Messebaufirmen erhalten Sie auf der Homepage des Veranstalters. Die maximale Bauhöhe für Messestände ist 2,5 m. Bitte beachten Sie die Sicherheitsvorschriften in Punkt 11 MAB.

9. Standaufbau

Beginn: Dienstag, 29. September 2026, 07:30 bis 13:30 Uhr.

10. Standabbau

Der Abbau beginnt am Donnerstag, 1. Oktober 2026, frühestens um 15:00 Uhr und muss bis spätestens 22:00 Uhr beendet sein. Die Ausstellungsfläche ist im ursprünglichen Zustand zurückzugeben. Die Reinigung der Stände obliegt dem Aussteller und muss nach Messeschluss vorgenommen werden. Zusätzliche Entsorgungskosten werden nach dem Verursacherprinzip berechnet.

11. Standcatering

Die Ausgabe oder der Verkauf von Speisen und Getränken durch Aussteller ist nur nach vorheriger Rücksprache mit der Freiheitshalle Hof gestattet.

12. Sicherheitsvorschriften

12.1 Brandschutzbestimmungen

Standbaumaterial, verwendetes Mobiliar (insbesondere Teppiche) sowie Dekorationsmaterial müssen mindestens nach DIN 4102 bzw. Klasse C nach EN 13501-1 als „schwer entflammbar“ klassifiziert sein.
Elektrische Heizgeräte, offenes Feuer sowie pyrotechnische Gegenstände sind grundsätzlich nicht gestattet.
Alle elektrischen Geräte müssen den Bestimmungen der DGUV Vorschrift 3 entsprechen. Stromkabel müssen aus schweren Gummischlauchleitungen (H07RN-F) bestehen. Druckgasflaschen, brennbare Flüssigkeiten oder Gefahrstoffe sind grundsätzlich untersagt und bedürfen im Ausnahmefall einer Genehmigung.
Brennbare Verpackungsmaterialien dürfen nicht im Stand gelagert werden.
Sonderaufbauten, Podeste oder technische Anlagen bedürfen der vorherigen Abstimmung und Genehmigung durch den Veranstalter.

12.2 Allgemeine Sicherheitsbestimmungen

Feuerlöscheinrichtungen, Notausgänge und Rettungswege müssen jederzeit frei zugänglich bleiben. Fahrzeuge dürfen nur mit Genehmigung in der Halle aufgestellt werden. Ergänzend gelten die Hausordnung, die Allgemeinen Mietbedingungen sowie die Sicherheits- und Veranstaltungsbestimmungen der Freiheitshalle Hof in der jeweils gültigen Fassung.

13. Hausrecht

Der Veranstalter übt während der Veranstaltung im Rahmen des Mietvertrages das Hausrecht aus.
Die Stadt Hof als Eigentümerin bzw. die Freiheitshalle Hof behält daneben das übergeordnete Hausrecht.

14. Haftung/Schadensersatz

Der Aussteller haftet für alle Personen- und Sachschäden, die er oder seine Beauftragten und Beschäftigten bei der Messebeteiligung Dritten gegenüber verursachen, einschließlich der Schäden, die durch ihn am Stand, Messegebäude oder Messegelände verursacht werden.

Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche des Ausstellers richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit nachfolgend nichts anderes vereinbart ist.

Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter auf Schadensersatz wegen vertraglicher und/oder deliktischer Ansprüche sind ausgeschlossen soweit gesetzlich zulässig. Hiervon ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, wenn der Veranstalter die Pflichtverletzung zu vertreten hat, und für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Veranstalters beruhen. Einer Pflichtverletzung des Veranstalters steht der eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen gleich.

Der Veranstalter ist bei Vorliegen von nicht von ihm zu vertretenden außerordentlichen Gründen berechtigt, die Veranstaltung zu verschieben, zu verkürzen, zu verlängern oder zeitweise ganz oder teilweise zu schließen oder abzusagen. Der Aussteller hat in solchen begründeten Ausnahmefällen, insbesondere höherer Gewalt, behördlicher Auflagen odergesetzlicher Verbote, weder Anspruch auf Minderung des Vertragspreises, noch auf Schadensersatz.

Die Ansprüche des Ausstellers aus dem Vertrag wegen Verletzung einer sich aus diesem ergebenden Pflichten sowie Ansprüche auf Schadensersatz verjähren nach einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt spätestens mit dem ersten Tag des auf den Schlusstag der jeweiligen Veranstaltung folgenden Monats.

Der Aussteller haftet für sämtliche Schäden, die durch ihn, seine MitarbeiterInnen, seine Beauftragten oder seine Besucher verursacht werden. Es wird dem Aussteller empfohlen, für die von ihm eingebrachten Ausstellungsstücke eine angemessene Versicherung abzuschließen. Für Verlust oder Beschädigung von Ausstellungsstücken, Standeinrichtungen oder sonstigen eingebrachten Gegenständen übernimmt der Veranstalter keine Haftung, sofern der Schaden nicht auf vorsätzlichem oder
grob fahrlässigem Verhalten des Veranstalters oder seiner Erfüllungsgehilfen beruht.

15. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters

Der Veranstalter hat das Recht, Bild und Tonaufnahmen zum Zwecke der Dokumentation oder für Eigenveröffentlichungen anfertigen zu lassen und diese für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes oder für die Bewerbung der Fachmesse zu verwenden. Dies gilt auch für aufgenommene Personen.

16. Schriftformklausel

Von den Messe- und Ausstellungsbedingungen abweichende Vereinbarungen bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. 

17. Gerichtsstand, anwendbares Recht

Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis ist Fulda,
soweit der Aussteller Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts
oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

18. Abschließende Bestimmung

Sollte sich eine Bestimmung dieser „Messe- und Ausstellungsbedingungen“ als ganz oder teilweise unwirksam erweisen, bleibt dadurch die Gültigkeit der Bestimmungen im Übrigen unberührt.

Stand: 23.03.2026