1. Allgemein

Die Veranstaltung trägt den Namen ARCHIVISTICA 2025 - Fachmesse für Archivtechnik.

Veranstaltet wird oben genannte Fachmesse vom VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. mit Sitz in Fulda (VR 2212 - Amtsgericht Fulda), im Folgenden Veranstalter genannt.

Postanschrift der Geschäftsstelle: Wörthstraße 3 in 36037 Fulda. Ein Nutzungsrecht der Veranstaltungsfläche liegt durch den mit dem Kongress- und Kulturzentrum Esperanto Fulda geschlossenen Nutzungsvertrag vor.

2. Anmeldung

Die Buchung des Ausstellungsstandes auf der „ARCHIVISTICA 2025 – Fachmesse für Archivtechnik“ erfolgt ausschließlich durch die Online-Maske auf der Homepage www.archivistica.de. Mit der verbindlichen Buchung akzeptiert der Anmelder die Messe- und Ausstellungsbedingungen ARCHIVISTICA 2025 in Fulda. Ein Konkurrenzausschluss kann weder beantragt noch durch den Veranstalter zugestanden werden.

In Anmeldungen aufgeführte Bedingungen, insbesondere Zahlungsbedingungen oder Vorbehalte, die von den Anmeldeformularen abweichen, gelten nicht als vereinbart.

3. Zulassung / Annahme des Vertrages / Rücktritt / Stornierung

3.1 Zustandekommen des Vertrages

Der Vertrag kommt zustande mit der Online-Buchung durch den Aussteller und der Bestätigung des Veranstalters.

3.2 Rücktrittsrecht des Veranstalters

Der Veranstalter ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn ohne Zustimmung des Veranstalters Untervermietung oder Weitergabe des Ausstellungsstandes an Dritte erfolgt.

3.3 Widerruf der Anmeldung / Nichtteilnahme

Der Erhalt der Rechnung ist zugleich die offizielle Zulassung des Veranstalters zur Ausstellung. Zieht der Aussteller vor Erhalt der Rechnung/Zulassung die Anmeldung zurück, sind 30 % der gebuchten Leistungen sofort fällig.

3.4 Stornierung

Stornierungen sind schriftlich an die Geschäftsstelle des VdA zu senden. Eine Kündigung des Vertrages gilt als ordnungsgemäß erfolgt, wenn sie per Einschreiben übersandt wird.

Kündigt der Aussteller (Auftraggeber) aus anderen Gründen als Säumnis, Verletzung der Sorgfalt oder Zuwiderhandlung, hat dieser alle zahlbaren Kosten für die Posten, die Bestandteil der Buchung sind, zu tragen. Dem Veranstalter sind alle bis zum Datum der Kündigung im Zusammenhang mit der Planung der Tagung entstandenen Auslagen sowie alle vorhersehbaren unvermeidlichen Kosten, die aus der Kündigung des Ausstellers oder dessen Sponsoring-Tätigkeit resultieren könnten, zu erstatten.

Die Stornierungskosten betragen:
Stornierung bis 30. Juni 2025: 50 % des Rechnungsbetrags
Stornierung ab dem 1. Juli 2025: 100 % des Rechnungsbetrags

Erscheint der Aussteller (Auftraggeber) ohne triftigen Grund nicht zur Fachmesse und werden die angeforderten Leistungen nicht benötigt, ist der Aussteller (Auftraggeber) dennoch verpflichtet, den Betrag gemäß der Stornierungsbestimmungen zu bezahlen.

4. Mehrere Mieter, Überlassung des Standes an Dritte, Untervermietung

Der Aussteller (Auftraggeber) ist nicht berechtigt, ohne Genehmigung des Veranstalters den gemieteten Stand ganz oder teilweise an Dritte unterzuvermieten oder sonst zu überlassen. Eine ohne Zustimmung erfolgte Aufnahme eines Mitausstellers berechtigt den Veranstalter, den Vertrag mit dem Aussteller fristlos aufzukündigen und den Stand auf Kosten des Ausstellers (Auftraggebers) räumen zu lassen.
Ansonsten gelten die Regelungen unter Punkt 3.3. Die Aufnahme eines Mitausstellers hat der Aussteller (Auftraggeber) zeitgleich mit der Anmeldung schriftlich beim Veranstalter zu beantragen. Im Falle der genehmigten Untervermietung wird pro untervermieteten Aussteller ein Mitausstellerentgelt in Höhe von 30 % des Rechnungsbetrags fällig. Der Hauptmieter haftet dem Veranstalter für alle anfallenden Mieten und Kosten. Mitaussteller sind alle Firmen, die neben dem Hauptmieter den Stand mitbenutzen und sei es nur durch indirekte Werbung, wie Werbetafeln, Flyer oder audiovisuelle Medien. Sie gelten auch dann als Mitaussteller, wenn sie zum Hauptmieter enge wirtschaftliche oder organisatorische Bindungen haben. In Zweifelsfällen entscheidet der Veranstalter. Das Mitausstellerentgelt bleibt auch bestehen, wenn der Mitaussteller nicht an der Veranstaltung teilnimmt.

5. Mieten und Kosten

5.1 Standmiete

Preis Standfläche € 240,- (netto) /qm

5.2 Sonstige Kosten

• Strom: Preis 1 Stck. (230 V) inkl. Stromverbrauch für drei Ausstellungstage pro Ausstellungsstand € 140,- (netto)
• Nebenkosten: Preis € 14,- (netto) / qm: WLAN-Zugang in der Esperantohalle, Nachtbewachung, Energieverbrauch (Heizung, Klima/Lüftung, allgemeine Hallenbeleuchtung), Versicherung, Reinigung (Verkehrswege Ausstellungsbereich)

5.3 Konkurs-/Vergleichsfall

Von Eröffnung eines Konkurs- und Vergleichswerteverfahrens über das Vermögen des Ausstellers ist der Veranstalter sofort zu unterrichten.

6. Zahlungsbedingungen

Mit der Zusendung der Rechnung / Zulassung stellt der Veranstalter 100 % des Gesamtbetrags in Rechnung. Eine Anzahlung in Höhe von 50 % des Gesamtbetrags ist innerhalb von 14 Tagen zur Zahlung fällig. Die restlichen 50 % werden 10 Tage nach Veranstaltungsende zur Zahlung fällig.

7. Standplatz

Der Standplatz auf der Fachmesse wird vom Aussteller selbst über die Online-Buchungsmaske gewählt.

Der Veranstalter ist verpflichtet, Änderungen der Lage, der Art oder Maße des Standes dem Aussteller unverzüglich schriftlich mitzuteilen.

8. Standausstattung/Sonderleistungen

Der Standbau kann durch Messebaufirmen nach Wahl durchgeführt werden. Mobiliar und Teppiche können bei den Messebaufirmen bestellt werden. Informationen zu einer Messebaufirma erhalten Sie auf der Homepage des Veranstalters. Die maximale Bauhöhe für Messestände ist 2,5 m. Bitte beachten Sie die Sicherheitsvorschriften in Punkt 11 MAB.

9. Standaufbau

Beginn: Dienstag, 7. Oktober 2025, 07:30 bis 13:30 Uhr.

10. Standabbau

Der Abbau beginnt am Donnerstag, 9. Oktober 2025, frühestens um 17:00 Uhr und muss bis spätestens 22:00 Uhr beendet sein. Die Ausstellungsfläche ist im ursprünglichen Zustand zurückzugeben. Die Reinigung der Stände obliegt dem Aussteller und muss nach Messeschluss vorgenommen werden. Zusätzliche Entsorgungskosten werden nach dem Verursacherprinzip berechnet.

11. Standcatering

Die Ausgabe oder der Verkauf von Speisen und Getränken durch Aussteller ist nur nach vorheriger Rücksprache mit dem Hotel ESPERANTO gestattet.

Hierfür fällt ein entsprechendes Korkgeld an. Dies liegt bei mindestens € 50,00 pro Aussteller und Tag. 

12. Sicherheitsvorschriften

12.1 Brandschutzbestimmungen

Standbaumaterial, verwendetes Mobiliar (besonders Teppiche) und Dekorationsmaterial müssen mindestens nach DIN 4102 bzw. Klasse C nach EN 13501-1 „schwer entflammbar“ sein. Elektrische Heizgeräte (darunter fallen u.a. Warmhalteplatten (z.B. bei Kaffeemaschinen), Waffeleisen, Toaster) offenes Feuer und Pyrotechnik sind verboten. Allein die Halle eingebrachten elektrischen Geräte müssen der DGUV Vorschrift 3 entsprechen. Verwendete Stromkabel oder Verteiler müssen nach DIN VDE 0100-718 aus schweren Gummischlauchleitungen (H07RN-F) bestehen und einen aktuellen Nachweis der Prüfung gemäß DGUV besitzen (Plakette).

12.2 Allgemeine Sicherheitsbestimmungen

Lieferfahrzeuge müssen nach zügigem Be- und Entladen aus dem Anlieferbereich entfernt werden. Die Feuerlöschgeräte, Notausgänge und Hinweisschilder müssen direkt erreichbar bzw. deutlich sichtbar sein. Die Gänge sind als Rettungswege immer frei zu halten. Die Veranstaltungsbedingungen und Sicherheitsbestimmungen des Kongress- und Kulturzentrums Esperanto Fulda sind zu beachten. 

13. Hausrecht

Der Veranstalter als Mieter übt neben der Kongress- und Kulturzentrum Fulda GmbH & Co. KG als Eigentümer im gesamten Messebereich für die Aufbau-, Lauf- und Abbauzeit der Veranstaltung das Hausrecht aus. Der Veranstalter ist berechtigt, Weisungen zu erteilen.

14. Haftung/Schadensersatz

Der Aussteller haftet für alle Personen- und Sachschäden, die er oder seine Beauftragten und Beschäftigten bei der Messebeteiligung Dritten gegenüber verursachen, einschließlich der Schäden, die durch ihn am Stand, Messegebäude oder Messegelände verursacht werden.

Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüche des Ausstellers richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit nachfolgend nichts anderes vereinbart ist.

Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter auf Schadensersatz wegen vertraglicher und/oder deliktischer Ansprüche sind ausgeschlossen soweit gesetzlich zulässig. Hiervon ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, wenn der Veranstalter die Pflichtverletzung zu vertreten hat, und für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Veranstalters beruhen. Einer Pflichtverletzung des Veranstalters steht der eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen gleich.

Der Veranstalter ist bei Vorliegen von nicht von ihm zu vertretenden außerordentlichen Gründen berechtigt, die Veranstaltung zu verschieben, zu verkürzen, zu verlängern oder zeitweise ganz oder teilweise zu schließen oder abzusagen. Der Aussteller hat in solchen begründeten Ausnahmefällen, insbesondere höherer Gewalt, behördlicher Auflagen odergesetzlicher Verbote, weder Anspruch auf Minderung des Vertragspreises, noch auf Schadensersatz.

Die Ansprüche des Ausstellers aus dem Vertrag wegen Verletzung einer sich aus diesem ergebenden Pflichten sowie Ansprüche auf Schadensersatz verjähren nach einem Jahr. Die Verjährungsfrist beginnt spätestens mit dem ersten Tag des auf den Schlusstag der jeweiligen Veranstaltung folgenden Monats.

Der Aussteller haftet für sämtliche Schäden, die durch ihn, seine MitarbeiterInnen, seine Beauftragten oder seine Besucher verursacht werden. Es wird dem Aussteller empfohlen, für die von ihm eingebrachten Ausstellungsstücke eine angemessene Versicherung abzuschließen. Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Schäden, die nicht aufgrund vorsätzlicher oder grober Fahrlässigkeit durch ihn entstanden sind.

15. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters

Der Veranstalter hat das Recht, Bild und Tonaufnahmen zum Zwecke der Dokumentation oder für Eigenveröffentlichungen anfertigen zu lassen und diese für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes oder für die Bewerbung der Fachmesse zu verwenden. Dies gilt auch für aufgenommene Personen.

16. Schriftformklausel

Von den Messe- und Ausstellungsbedingungen abweichende Vereinbarungen bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. 

17. Gerichtsstand, anwendbares Recht

Ausschließlicher Gerichtsstand ist Fulda. Es sind ausschließlich deutsches Recht und der deutsche Bedingungstext maßgebend.

18. Abschließende Bestimmung

Sollte sich eine Bestimmung dieser „Messe- und Ausstellungsbedingungen“ als ganz oder teilweise unwirksam erweisen, bleibt dadurch die Gültigkeit der Bestimmungen im Übrigen unberührt.

Stand: 13.03.2025