§ 1 Geltungsbereich

Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen den TeilnehmerInnen am Deutschen Archivtag und dem VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. als Veranstalter.

§ 2 Leistungen

Der Tagungsbeitrag versteht sich pro TeilnehmerIn und beinhaltet die kostenfreie Nutzung des WLAN während der Kongresstage in der Freiheitshalle Hof.

Der Veranstalter behält sich vor, aus sachlich gerechtfertigten Gründen Änderungen im Programm vorzunehmen, insbesondere den Austausch von ReferentInnen, Anpassungen des Ablaufs oder des Veranstaltungsortes innerhalb zumutbarer Entfernung.

Der Gesamtcharakter der Veranstaltung bleibt dabei gewahrt.

Bei wesentlichen Änderungen, die den Gesamtcharakter der Veranstaltung erheblich beeinträchtigen, sind TeilnehmerInnen berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. In diesem Fall wird der Tagungsbeitrag erstattet. Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder aus wichtigem Grund (z. B. wegen Erkrankung von Referenten oder aufgrund zu geringer TeilnehmerInnenzahl) nicht möglich, werden die TeilnehmerInnen unverzüglich informiert. Bereits gezahlte Tagungsbeiträge werden in diesem Fall erstattet.

Ein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall besteht nicht, es sei denn, solche Kosten entstehen aufgrund vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhaltens des Veranstalters.

Der Veranstalter verpflichtet sich, bei eventuell auftretenden Leistungsstörungen alles Zumutbare zu unternehmen, um zu einer Behebung oder Begrenzung der Störung beizutragen.

§ 3 Anmeldung / Anmeldebestätigung

Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über die Online-Maske auf der Kongress-Website.

Vertragspartner ist die teilnehmende natürliche Person, unabhängig von einer ggf. abweichenden Rechnungsadresse.

Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten die TeilnehmerInnen eine automatische Anmeldebestätigung.

Anmeldeschluss für die Vorregistrierung ist der 15. September 2026 (12:00 Uhr).

Bei Anmeldung bis zum 18. Juni 2026 (12:00 Uhr) und Zahlung bis zum 30. Juni 2026 wird ein Frühbucherrabatt gewährt.

Anmeldungen nach dem Anmeldeschluss sind nur noch vor Ort im Tagungsbüro möglich.

Die Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt.

Für nachträgliche Änderungen der Rechnungsadresse können Bearbeitungskosten von 10 € erhoben werden, sofern nicht nachgewiesen wird, dass kein oder ein geringerer Aufwand entstanden ist.

Auf Wunsch wird eine Teilnahmebestätigung ausgestellt.

§ 4 Zahlung

Die Teilnahmegebühr ist nach Rechnungserhalt ohne Abzug fällig. Die Zahlung des 
Tagungsbeitrages erst vor Ort im Tagungsbüro ist nur bargeldlos mit EC-Karte möglich. 
Bei Zahlung des Tagungsbeitrages vor Ort im Tagungsbüro werden Bearbeitungskosten in Höhe von 10 Euro erhoben. 

§ 5 Stornierung

Eine Stornierung der Anmeldung ist bis zum 15. September des Veranstaltungsjahres möglich. In diesem Fall werden Bearbeitungskosten in Höhe von 15 € erhoben, sofern TeilnehmerInnen nicht der Nachweis gelingt, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

Nach dem 15. September ist eine Stornierung ausgeschlossen. Dies gilt auch im Krankheitsfall. Der Tagungsbeitrag bleibt auch bei Nichtteilnahme geschuldet. TeilnehmerInnen bleibt jedoch der Nachweis vorbehalten, dass dem Veranstalter kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

Die Benennung eines Ersatzteilnehmers ist jederzeit kostenfrei möglich.

§ 6 Haftung

Der Veranstalter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung des Veranstalters oder seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

Für sonstige Schäden haftet der Veranstalter nur, sofern diese auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung beruhen. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

Für den Verlust oder die Beschädigung von mitgebrachten Gegenständen wird keine Haftung übernommen, es sei denn, der Schaden wurde vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.

§ 7 Urheberrechte

TeilnehmerInnen zur Verfügung gestellte Kongressunterlagen sind urheberrechtlich geschützt.

Eine Vervielfältigung, Weitergabe oder anderweitige Nutzung ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Veranstalters zulässig.

§ 8 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters

Mit dem Besuch der Veranstaltungen Deutscher Archivtag und ARCHIVISTICA erklären TeilnehmerInnen ihr Einverständnis, dass von ihnen Foto-, Video- und Tonaufnahmen zu Zwecken der medialen Berichterstattung sowie der Pressearbeit des VdA erstellt, verarbeitet und verbreitet werden können. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit).

TeilnehmerInnen haben das Recht, der Anfertigung und/oder Verwendung von Aufnahmen, auf denen sie erkennbar sind, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen. Der Widerspruch ist vor Ort oder gegenüber dem Veranstalter zu erklären.

§ 9 Datenschutz

Der Veranstalter verarbeitet personenbezogene Daten der TeilnehmerInnen ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Die im Rahmen der Anmeldung erhobenen Daten werden ausschließlich zur Durchführung der Veranstaltung sowie zur Abwicklung von Anmeldung, Zahlung und Kommunikation verwendet.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist.

Weitere Informationen sind den gesonderten Datenschutzhinweisen zu entnehmen.

§ 10 Digitale Teilnehmerliste

Im Rahmen der Anmeldung können TeilnehmerInnen entscheiden, ob ihr Name und ihre Institution in einer digitalen Teilnehmerliste veröffentlicht werden.

Diese Liste wird vor der Veranstaltung den TeilnehmerInnen zur Verfügung gestellt.

§ 11 Anwendbares Recht, Gerichtsstand und Erfüllungsort

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Soweit gesetzlich zulässig, wird Fulda als Gerichtsstand und Erfüllungsort vereinbart.

§ 12 Schlussbestimmungen

Individuelle Vereinbarungen mit den TeilnehmerInnen haben stets Vorrang vor diesen AGB.

Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages bedürfen der Textform (z. B. E-Mail), soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung gelten die gesetzlichen Vorschriften.