1. Geltungsbereich
Die folgenden AGB regeln das Vertragsverhältnis zwischen den TeilnehmerInnen am Deutschen Archivtag und dem VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. als Veranstalter.

2. Leistungen
Der Tagungsbeitrag versteht sich pro TeilnehmerIn und beinhaltet die kostenfreie Nutzung des WLAN während der Kongresstage in der Stadthalle Bielefeld. Der VdA behält sich vor, angekündigte ReferentInnen durch andere zu ersetzen und notwendige Änderungen des Veranstaltungsprogramms unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung vorzunehmen. Ist die Durchführung der Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder aus wichtigem Grund (z.B. wegen Erkrankung von ReferentInnen oder aufgrund zu geringer TeilnehmerInnenzahl) nicht möglich, werden die TeilnehmerInnen umgehend informiert. Der bereits bezahlte Tagungsbeitrag wird in diesem Fall erstattet. Ein Anspruch auf Ersatz von Reise- und Übernachtungskosten sowie Arbeitsausfall ist ausgeschlossen, es sei denn, solche Kosten entstehen aufgrund vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verhaltens seitens des VdA. Der VdA verpflichtet sich, bei eventuell auftretenden Leistungsstörungen alles Zumutbare zu unternehmen, um zu einer Behebung oder Begrenzung der Störung beizutragen.

3. Anmeldung/Anmeldebestätigung
Die Kongress-Anmeldung erfolgt ausschließlich über die Online-Maske auf der Kongress-Website www.archivtag.de. Vertragspartner ist für den VdA der/die KongressteilnehmerIn als natürliche Person, unabhängig von der evtl. abweichenden Rechnungsadresse. Eine automatische Anmeldebestätigung erhalten die TeilnehmerInnen sofort nach Buchung über das Online-Formular.

Anmeldeschluss für die Vorregistrierung ist der 20. September 2023 (12:00 Uhr). Bei Anmeldung zur Veranstaltung bis 19. Juni 2023 (12:00 Uhr) und Bezahlung bis 30. Juni 2023 haben die TeilnehmerInnen Anspruch auf den Frühbucherrabatt als Sonderkondition. Die Anmeldung wird durch die Online-Registrierung rechtsverbindlich.

Anmeldungen nach dem 20. September 2023 (12:00 Uhr) sind nur noch vor Ort im Tagungsbüro möglich. Die Anmeldungen werden vom Veranstalter in der Reihenfolge des Eingangs bearbeitet. 

Falls die Rechnung direkt vom Arbeitgeber bezahlt wird, dann ist der Arbeitgeber und die entsprechende Adresse im Feld "abweichende Rechnungsanschrift" einzutragen. Für eine nachträgliche Änderung der Rechnungsadresse müssen Bearbeitungskosten in Höhe von 15,- Euro berechnet werden. 

Bestätigungen über die Teilnahme am Kongress können nicht ausgestellt werden.

4. Fälligkeit und Zahlung
Die Rechnungen werden den KongressteilnehmerInnen auf dem Postweg zugestellt. Der Rechnungsbetrag ist sofort fällig, Tagungsbeiträge als Sonderkondition (Frühbucher) spätestens am 30. Juni 2023.

Die Bezahlung erfolgt per Banküberweisung auf das angegebene Konto des VdA. Eine Rechnungsbegleichung durch Übersendung von Bargeld oder Schecks ist nicht möglich; bei Verlust übernimmt der VdA keine Haftung. Auch bei Nichtteilnahme ohne Stornierung (siehe Ziffer 5) ist der Rechnungsbetrag zu begleichen. Bei Barzahlung oder Zahlung mit EC-Karte vor Ort im Tagungsbüro werden vom VdA Bearbeitungskosten in Höhe von 15,- EUR erhoben.

5. Stornierung
Eine kostenfreie Stornierung der Anmeldung für die Veranstaltungen des Deutschen Archivtags ist nicht möglich. Die Stornierung muss schriftlich oder per E-Mail erfolgen an: VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V., Wörthstraße 3, 36037 Fulda. Bei Stornierungen bis 20. September 2023 (12:00 Uhr) werden die bereits bezahlten Tagungsbeiträge abzüglich 15,- EUR Bearbeitungskosten zurückerstattet. Bei Stornierungen nach dem 20. September 2023 (12:00 Uhr) gibt es keine Erstattungen; dies gilt auch im Krankheitsfall.

6. Haftung
Die Veranstaltungen werden von qualifizierten SitzungsleiterInnen und ReferentInnen sorgfältig vorbereitet und durchgeführt. Der VdA übernimmt keine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der dargestellten Inhalte. Für An- und Abreise zum Veranstaltungsort wird keine Haftung übernommen. Auch für Garderobe und verlorene oder entwendete Gegenstände wird keine Haftung übernommen.

Für die gesamte Veranstaltung hat der Veranstalter eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen. Leistungen, die im Bedarfsfall über die Leistungen der abgeschlossenen Versicherung hinaus anfallen, werden nicht übernommen.

Unfälle und jegliche Reklamationen sind umgehend vor Ort im Tagungsbüro unter Angabe von Namen, Schadensereignis, Schadenszeit und –datum zu nennen. Die Anmeldung von Ansprüchen nach Veranstaltungsende ist nicht möglich.

7. Urheberrechte
Die für die TeilnehmerInnen erhältlichen Kongressunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Deren Vervielfältigung, Weitergabe oder anderweitige Nutzung ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des VdA gestattet.

8. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters
Mit der Anmeldung erteilen die TeilnehmerInnen dem VdA die Erlaubnis, sie während der Veranstaltungen, im Bereich der Fachmesse ARCHIVISTICA sowie auf dem gesamten Veranstaltungsgelände zu fotografieren und diese Fotos ausschließlich in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für diesen Deutschen Archivtag und folgende Deutsche Archivtage und Fachmessen ARCHIVISTICA zu verwenden. Zugleich erteilen die TeilnehmerInnen dem VdA die Erlaubnis, die Fotos für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes zu verwenden. Dies beinhaltet die Veröffentlichung auf den Internetseiten des VdA sowie in Social Networks, wie z.B. Twitter.

9. Datenschutz
Der VdA - Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. als Veranstalter schützt Ihre personenbezogenen Daten. Er wird die von den TeilnehmerInnen überlassenen Daten vertraulich behandeln und nur im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen nutzen. Die uns durch die Online-Anmeldung überlassenen personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich innerhalb des Verbandes und geben diese gegebenenfalls an die mit dem Versand, der Bearbeitung und der Abrechnung beauftragten Dienstleister weiter. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Mit der Online-Anmeldung bestätigen die TeilnehmerInnen, sowohl die Allgemeinen Geschäftsbedingungen als auch die Datenschutzhinweise des VdA gelesen und akzeptiert zu haben.

10. Anwendbares Recht, Gerichtsstand und Erfüllungsort
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Soweit gesetzlich zulässig, wird als Erfüllungsort und Gerichtsstand Fulda vereinbart.

11. Schlussbestimmungen
Mündliche Vereinbarungen gelten nur bei schriftlicher Bestätigung durch den Geschäftsführer des VdA. Sollten einzelne Bestimmungen oder Teile von Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder fehlenden Bestimmungen treten solche ein, die dem Vertragszweck unter Berücksichtigung des Willens der Vertragsparteien am nächsten kommen. Dasselbe gilt für Regelungslücken.